در سازمانهای بزرگ، هلدینگها، شهرداریها و شرکتهای تابعه، مدیریت جلسات مجامع، ثبت مصوبات، مدیریت قراردادها، نظارت بر عملکرد شرکتها و فرآیندهای حسابرسی از مهمترین بخشهای مدیریتی محسوب میشود. انجام این فرآیندها بهصورت سنتی علاوه بر افزایش هزینهها، باعث بروز خطا، دوبارهکاری، عدم شفافیت و دشواری در پیگیری اطلاعات خواهد شد.
سامانه امور مجامع و قراردادها که توسط تیم راهکار پویا برای شهرداری اهواز طراحی و پیادهسازی شده است، یک سامانه جامع، یکپارچه و هوشمند برای مدیریت کلیه فرآیندهای مرتبط با مجامع، قراردادها، حسابرسی، صورتهای مالی، بودجه، شرکتهای تابعه و گزارشهای مدیریتی میباشد.
این پروژه با هدف ایجاد شفافیت، تسریع فرآیندهای تصمیمگیری، حذف گردش کاغذی اسناد و فراهم نمودن بستری برای مدیریت هوشمند اطلاعات طراحی گردیده و امروز به عنوان یکی از جامعترین پروژههای سامانه امور مجامع و قراردادها در کشور شناخته میشود.
این سامانه به منظور مدیریت متمرکز اطلاعات کلیه شرکتهای وابسته به شهرداری اهواز ایجاد گردید تا فرآیندهای مدیریتی، حقوقی، مالی و نظارتی در بستری کاملاً یکپارچه انجام شوند.
در این سامانه کلیه اطلاعات مربوط به اعضای هیئت مدیره، مجامع عمومی، جلسات، مصوبات، قراردادها، بودجه، صورتهای مالی، گزارشهای حسابرسی، اسناد و مستندات، پروندههای مالیاتی، اطلاعات پرسنلی و دهها فرآیند دیگر در قالب یک سامانه متمرکز مدیریت میشود.
با افزایش تعداد شرکتهای تابعه، حجم قراردادها، جلسات و اسناد سازمانی، مدیریت اطلاعات بدون استفاده از سامانههای تخصصی تقریباً غیرممکن خواهد بود. وجود اطلاعات در فایلهای مختلف، عدم دسترسی سریع به مستندات، نبود فرآیند مشخص برای پیگیری مصوبات و دشواری تهیه گزارشهای مدیریتی از مهمترین مشکلات سازمانهای بزرگ است.
سامانه امور مجامع و قراردادها تمامی این فرآیندها را دیجیتال کرده و امکان مدیریت یکپارچه اطلاعات را برای مدیران، کارشناسان، حسابرسان و واحدهای حقوقی فراهم میکند.
سامانه طراحی شده برای شهرداری اهواز از چندین ماژول کاملاً مستقل تشکیل شده که هر کدام بخشی از فرآیندهای سازمان را پوشش میدهند.
تمام اطلاعات سازمان در یک پایگاه داده واحد نگهداری شده و مدیران در هر زمان به اطلاعات بهروز دسترسی خواهند داشت.
ثبت الکترونیکی اسناد، قراردادها، صورتجلسات و گزارشها باعث حذف حجم زیادی از اسناد کاغذی میشود.
تمام مراحل ایجاد، اصلاح، تمدید، خاتمه و گزارشگیری قراردادها در سامانه مدیریت میشود.
کلیه مستندات مورد نیاز حسابرسان در کمترین زمان قابل دسترس بوده و فرآیند حسابرسی با سرعت و دقت بیشتری انجام میشود.
هر یک از بخشهای سامانه دارای امکانات گستردهای هستند که به صورت جداگانه معرفی شدهاند. برای آشنایی بیشتر میتوانید مقالات زیر را مطالعه نمایید:
این سامانه یک نرمافزار جامع برای مدیریت جلسات، مصوبات، قراردادها، حسابرسی، بودجه، صورتهای مالی و اطلاعات شرکتهای تابعه است.
خیر، این سامانه برای وزارتخانهها، هلدینگها، سازمانهای دولتی، شرکتهای سرمایهگذاری و مجموعههای خصوصی نیز قابل سفارشیسازی است.
بله، سامانه از طریق API و Web Service قابلیت اتصال به سامانه های دیگر، اتوماسیون اداری، سامانه منابع انسانی، مالی و سایر سامانههای سازمانی را دارد.
بله، معماری سامانه به صورت ماژولار طراحی شده و امکان توسعه و افزودن امکانات جدید بر اساس نیاز سازمان وجود دارد.
طراحی و پیاده سازی
نصب و استقرار و راه اندازی
آموزش و پشتیبانی سامانه
در تمام مسیر در کنارتان هستیم
بر این اساس جلسات نیاز سنجی دقیق، پیاده سازی حرفه ای و پشتیبانی پاسخگو، نقش کلیدی در روند اجرای پروژه های ما دارند
