قراردادها یکی از مهمترین داراییهای اطلاعاتی هر سازمان هستند و بخش قابل توجهی از فعالیتهای اجرایی، مالی، حقوقی و نظارتی بر پایه آنها انجام میشود. در سازمانهای دولتی، شهرداریها، هلدینگها و شرکتهای تابعه، مدیریت همزمان صدها یا حتی هزاران قرارداد بدون استفاده از یک سامانه قراردادها میتواند باعث افزایش خطا، دوبارهکاری، گم شدن اسناد، تأخیر در پیگیری تعهدات و کاهش شفافیت شود.
سامانه مدیریت قرارداد که به عنوان یکی از زیرسامانههای سامانه امور مجامع و قراردادهای توسعه یافته توسط شرکت راهکار پویا برای سازمانهای تابعه شهرداری اهواز طراحی شده است، بستری یکپارچه برای ثبت، نگهداری، طبقهبندی، جستجو، پیگیری و گزارشگیری از تمامی قراردادهای سازمانی فراهم میکند.
این سامانه علاوه بر مدیریت اطلاعات قراردادها، امکان ارتباط مستقیم با مصوبات هیئت مدیره، فرآیندهای حقوقی، بودجه، حسابرسی و سایر سامانههای سازمانی را نیز فراهم میکند تا چرخه کامل مدیریت قراردادها به صورت الکترونیکی انجام شود.
سامانه مدیریت قرارداد چیست؟
سامانه مدیریت قرارداد یک نرمافزار تخصصی برای ثبت و مدیریت تمامی اطلاعات مربوط به قراردادهای سازمان است. در این سامانه، اطلاعات هر قرارداد از زمان انعقاد تا پایان تعهدات، به همراه تمامی مستندات، سوابق، اصلاحیهها و ارتباطات مرتبط نگهداری میشود.
در پروژه اجرا شده برای شهرداری اهواز، این ماژول به گونهای طراحی شده است که اطلاعات قراردادهای هر سازمان تابعه در کنار سایر اطلاعات مدیریتی، مالی و نظارتی نگهداری شده و امکان دسترسی سریع به سوابق قراردادها برای مدیران، کارشناسان و حسابرسان فراهم باشد.
چالشهای مدیریت سنتی قراردادها
در بسیاری از سازمانها اطلاعات قراردادها در فایلهای مختلف، پوشههای فیزیکی یا سامانههای جداگانه نگهداری میشود. این موضوع باعث میشود یافتن اطلاعات، بررسی سوابق و پیگیری وضعیت قراردادها زمانبر و همراه با خطا باشد.
- پراکنده بودن اطلاعات قراردادها
- دشواری دسترسی به نسخه نهایی قرارداد
- ثبت اطلاعات در چند سامانه مختلف
- فراموش شدن تعهدات و زمانبندیها
- نبود ارتباط میان قراردادها و مصوبات
- مشکل در تهیه گزارشهای مدیریتی
- دشواری دسترسی حسابرسان به مستندات
- افزایش احتمال خطای انسانی
امکانات سامانه قراردادها
سامانه قراردادهای طراحی شده برای سازمانهای تابعه شهرداری اهواز امکانات متنوعی را برای مدیریت کامل چرخه عمر قراردادها در اختیار کاربران قرار میدهد.
- ثبت اطلاعات کامل قراردادها
- ثبت شماره، تاریخ، مبلغ و مدت قرارداد
- بارگذاری فایل قرارداد و مستندات مرتبط
- دستهبندی قراردادها بر اساس نوع و واحد سازمانی
- جستجوی پیشرفته میان قراردادها
- ثبت اصلاحیهها و سوابق تغییرات
- ارتباط قرارداد با مصوبات هیئت مدیره
- ثبت اطلاعات حقوقی مرتبط
- گزارشگیری مدیریتی
- کنترل سطح دسترسی کاربران
- امکان اتصال به سایر سامانههای سازمان
مدیریت یکپارچه قراردادهای سازمانی
یکی از مهمترین مزایای این سامانه، ایجاد یک مخزن متمرکز برای تمامی قراردادهای سازمانی است. تمامی اطلاعات مرتبط با هر قرارداد، از جمله فایل اصلی، الحاقیهها، مستندات، اطلاعات مالی و سوابق مرتبط در یک محل نگهداری میشود و کاربران مجاز در هر زمان میتوانند به آخرین اطلاعات دسترسی داشته باشند.
همچنین ارتباط قراردادها با مصوبات هیئت مدیره و مجامع باعث میشود منشأ هر قرارداد به سادگی قابل رهگیری باشد و مدیران بتوانند فرآیند تصمیمگیری تا اجرای قرارداد را به صورت کامل مشاهده کنند.
مزایای استفاده از سامانه مدیریت قرارداد
تمرکز اطلاعات
تمامی اطلاعات و مستندات قراردادها در یک پایگاه داده واحد ذخیره شده و دسترسی به آنها بسیار سریعتر خواهد بود.
افزایش شفافیت
تمامی سوابق، تغییرات و مستندات قراردادها قابل رهگیری بوده و فرآیندهای نظارتی با دقت بیشتری انجام میشوند.
تسهیل حسابرسی
حسابرسان میتوانند در کوتاهترین زمان به قراردادها، مستندات و سوابق مورد نیاز دسترسی داشته باشند.
گزارشگیری سریع
مدیران میتوانند انواع گزارشهای مدیریتی و تحلیلی را بر اساس اطلاعات قراردادها تهیه کنند.
یکپارچگی با سایر سامانههای سازمان
سامانه قراردادها به صورت کامل با سایر زیرسامانههای سامانه امور مجامع یکپارچه شده است. اطلاعات قراردادها میتواند با سامانه جلسات، مدیریت مصوبات، حسابرسی، بودجه، اتوماسیون اداری، سامانه حقوقی و سایر نرمافزارهای سازمان از طریق API و Web Service تبادل شود. این یکپارچگی موجب حذف ورود مجدد اطلاعات، افزایش دقت و تسریع فرآیندهای سازمانی خواهد شد.
گزارشهای مدیریتی قراردادها
مدیران سازمان میتوانند گزارشهای متنوعی از وضعیت قراردادها، قراردادهای فعال، قراردادهای خاتمه یافته، قراردادهای مرتبط با هر سازمان، مبالغ قراردادها و سایر شاخصهای مدیریتی تهیه کنند. این گزارشها نقش مهمی در تصمیمگیری مدیران و برنامهریزی سازمان ایفا میکنند.
سامانه قراردادها مناسب چه سازمانهایی است؟
- شهرداریها و سازمانهای تابعه
- وزارتخانهها و سازمانهای دولتی
- شرکتهای سرمایهگذاری
- هلدینگها
- بانکها و مؤسسات مالی
- شرکتهای بزرگ خصوصی
- سازمانهای عمومی و نهادهای حاکمیتی
- شرکتهای چندمجموعهای
سوالات متداول
این سامانه برای ثبت، نگهداری، مدیریت و گزارشگیری از تمامی قراردادهای سازمانی طراحی شده و امکان مدیریت یکپارچه اطلاعات قراردادها را فراهم میکند.
بله. تمامی فایلهای قرارداد، الحاقیهها، اسناد حقوقی و سایر مستندات مرتبط در سامانه ذخیره و مدیریت میشوند.
بله. این سامانه از طریق API و Web Service قابلیت اتصال به اتوماسیون اداری، سامانه حقوقی، بودجه، مدیریت جلسات، مدیریت مصوبات و سایر سامانههای سازمانی را دارد.
تمامی سازمانهای دولتی، شهرداریها، هلدینگها، شرکتهای تابعه، بانکها و مجموعههای خصوصی که با حجم بالایی از قراردادهای سازمانی سروکار دارند، میتوانند از این سامانه بهرهمند شوند.
