سازمانهای بزرگ، هلدینگها، شهرداریها، وزارتخانهها و شرکتهای سرمایهگذاری معمولاً دارای چندین شرکت، سازمان یا مجموعه تابعه هستند که هر کدام اطلاعات مدیریتی، مالی، حقوقی و عملیاتی مستقلی دارند. مدیریت این حجم از اطلاعات به صورت سنتی، علاوه بر افزایش هزینهها، باعث پراکندگی دادهها، کاهش شفافیت و دشواری در تصمیمگیری میشود. به همین دلیل، استفاده از سامانه مدیریت اطلاعات شرکتهای تابعه به یکی از مهمترین نیازهای سازمانهای چندمجموعهای تبدیل شده است.
ماژول مدیریت اطلاعات شرکتهای تابعه که به عنوان یکی از زیرسامانههای سامانه امور مجامع و قراردادهای توسعه یافته توسط شرکت راهکار پویا برای سازمانهای تابعه شهرداری اهواز طراحی شده است، امکان ثبت، نگهداری، بهروزرسانی و گزارشگیری از تمامی اطلاعات شرکتها را در یک بستر یکپارچه فراهم میکند.
در این سامانه، اطلاعات پایه هر شرکت در کنار اطلاعات هیئت مدیره، مدیرعامل، اسناد، قراردادها، صورتهای مالی، بودجه، حسابرسی، پروندههای مالیاتی، داراییها و سایر اطلاعات مدیریتی نگهداری شده و مدیران میتوانند در هر زمان تصویری کامل از وضعیت تمامی شرکتهای زیرمجموعه در اختیار داشته باشند.
سامانه مدیریت اطلاعات شرکتهای تابعه چیست؟
سامانه مدیریت اطلاعات شرکتهای تابعه، نرمافزاری تخصصی برای مدیریت اطلاعات تمامی سازمانها و شرکتهای وابسته به یک مجموعه است. این سامانه به مدیران کمک میکند تمامی اطلاعات مورد نیاز را به صورت متمرکز نگهداری کرده و بدون مراجعه به سامانههای متعدد یا پروندههای فیزیکی، به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند.
در پروژه اجرا شده برای سازمانهای تابعه شهرداری اهواز، این ماژول هسته اصلی سامانه محسوب میشود و تمامی اطلاعات پایه سایر زیرسامانهها بر اساس اطلاعات ثبت شده هر سازمان یا شرکت مدیریت میشود.
چه اطلاعاتی در سامانه ثبت میشود؟
سامانه امکان مدیریت اطلاعات کامل هر شرکت یا سازمان تابعه را فراهم میکند تا تمامی اطلاعات در یک پرونده الکترونیکی جامع نگهداری شود.
- مشخصات کامل سازمان یا شرکت
- نوع سازمان و ساختار حقوقی
- شناسه ملی و کد مالیاتی
- آدرس و اطلاعات تماس
- اساسنامه و مستندات قانونی
- اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل
- مسئولان و صاحبان امضای مجاز
- اطلاعات ذیحساب و مسئولان مالی
- آمار و اطلاعات پرسنلی
- منابع و مصارف درآمدی
- حقوق شهروندی و الزامات قانونی
- اسناد و مدارک سازمانی
مدیریت اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل
یکی از مهمترین امکانات این سامانه، مدیریت اطلاعات مدیرعامل، اعضای هیئت مدیره و سایر ارکان سازمان است. برای هر فرد میتوان اطلاعاتی مانند سمت، تاریخ شروع و پایان مسئولیت، تصویر پرسنلی، احکام انتصاب، شماره و تاریخ ابلاغ و سایر مستندات مرتبط را ثبت و نگهداری کرد.
همچنین سوابق تغییرات مدیران و اعضای هیئت مدیره در سامانه ثبت میشود تا امکان مشاهده تاریخچه مدیریتی هر شرکت در هر زمان وجود داشته باشد.
مدیریت اسناد و اطلاعات پایه
سامانه امکان ثبت و نگهداری اساسنامه، دستورالعملها، بخشنامهها، اطلاعات حقوقی، صاحبان امضای مجاز، مسئولان سازمان و سایر مستندات پایه را فراهم میکند. این اطلاعات به صورت ساختاریافته ذخیره شده و قابلیت جستجو و گزارشگیری دارند.
ثبت اطلاعات به صورت متمرکز باعث میشود تمامی زیرسامانههای مرتبط مانند مدیریت جلسات، مصوبات، قراردادها، حسابرسی و صورتهای مالی از اطلاعات واحد و بهروز استفاده کنند.
مزایای استفاده از سامانه مدیریت اطلاعات شرکتهای تابعه
یکپارچهسازی اطلاعات
تمامی اطلاعات شرکتهای تابعه در یک سامانه متمرکز ذخیره شده و از ایجاد اطلاعات پراکنده جلوگیری میشود.
دسترسی سریع به اطلاعات
مدیران و کارشناسان میتوانند در کمترین زمان به اطلاعات هر شرکت، مستندات و سوابق مدیریتی دسترسی پیدا کنند.
افزایش شفافیت سازمانی
تمامی اطلاعات به صورت ساختاریافته ثبت شده و امکان نظارت دقیق بر عملکرد شرکتهای تابعه فراهم میشود.
کاهش دوبارهکاری
ثبت اطلاعات پایه تنها یک بار انجام شده و تمامی زیرسامانهها از همان اطلاعات استفاده میکنند.
داشبوردها و گزارشهای مدیریتی
سامانه امکان تهیه گزارشهای مدیریتی متنوع از وضعیت شرکتهای تابعه را فراهم میکند. مدیران میتوانند اطلاعات مربوط به اعضای هیئت مدیره، مدیرعامل، قراردادها، حسابرسی، صورتهای مالی، بودجه، داراییها و سایر شاخصهای مدیریتی را به صورت تجمیعی یا تفکیکی مشاهده و تحلیل کنند.
وجود داشبوردهای مدیریتی باعث میشود مدیران ارشد بدون مراجعه به واحدهای مختلف، تصویری جامع از وضعیت تمامی شرکتهای زیرمجموعه در اختیار داشته باشند.
یکپارچگی با سایر زیرسامانهها
ماژول مدیریت اطلاعات شرکتهای تابعه به عنوان هسته اطلاعاتی سامانه امور مجامع عمل میکند و با زیرسامانههای مدیریت جلسات، مدیریت مصوبات، مدیریت قراردادها، حسابرسی، صورتهای مالی، بودجه، پروندههای مالیاتی، مدیریت داراییها، اتوماسیون اداری و سایر سامانههای سازمان از طریق API و Web Service ارتباط دارد. این یکپارچگی موجب افزایش دقت اطلاعات و حذف ورود اطلاعات تکراری میشود.
سامانه مدیریت اطلاعات شرکتهای تابعه مناسب چه سازمانهایی است؟
- شهرداریها و سازمانهای وابسته
- وزارتخانهها و شرکتهای دولتی
- هلدینگها و گروههای سرمایهگذاری
- بانکها و مؤسسات مالی
- شرکتهای مادر تخصصی
- سازمانهای عمومی و نهادهای حاکمیتی
- شرکتهای دارای چندین شعبه یا زیرمجموعه
سوالات متداول
این سامانه برای ثبت، مدیریت و نگهداری اطلاعات تمامی شرکتها و سازمانهای زیرمجموعه در یک بستر یکپارچه طراحی شده و امکان دسترسی سریع به اطلاعات مدیریتی، حقوقی، مالی و سازمانی را فراهم میکند.
اطلاعات پایه، اعضای هیئت مدیره، مدیرعامل، صاحبان امضای مجاز، اساسنامه، اطلاعات مالی، قراردادها، حسابرسی، بودجه، مستندات، اطلاعات پرسنلی و سایر اطلاعات مدیریتی هر شرکت در سامانه قابل ثبت و مدیریت است.
بله. سامانه تاریخچه کامل انتصابات، تغییرات سمت، احکام و سوابق مدیریتی اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل را نگهداری کرده و امکان جستجو و گزارشگیری از آنها را فراهم میکند.
بله. سامانه از طریق API و Web Service با زیرسامانههای مدیریت جلسات، مدیریت مصوبات، قراردادها، حسابرسی، بودجه، اتوماسیون اداری، منابع انسانی و سایر سامانههای سازمانی تبادل اطلاعات انجام میدهد.
