در سازمان‌های بزرگ و شرکتهای دولتی یا خصوصی، نیاز به مدیریت دقیق جلسات، مصوبات، اسناد حقوقی و قراردادها اهمیت زیادی دارد. هرچند که سامانه امور مجامع و سامانه مدیریت قراردادها هر دو با هدف افزایش شفافیت و بهره‌وری طراحی می‌شوند، اما هرکدام حوزه تمرکز و کارکردهای خاص خود را دارند. در این مقاله به بررسی تفاوت‌ها، شباهت‌ها و کاربردهای هرکدام می‌پردازیم.
سامانه امور مجامع چیست؟
سامانه امور مجامع ابزاری نرم‌افزاری برای مدیریت جلسات رسمی، شوراها و هیأت‌مدیره است. این سامانه امکان برنامه‌ریزی جلسات، ثبت صورتجلسات، آرشیو اسناد و پیگیری مصوبات را فراهم می‌سازد.
- ارسال دعوتنامه و تعیین دستور جلسه
- ثبت حضور و غیاب اعضای مجمع
- ثبت و پیگیری مصوبات به همراه وضعیت اجرا
- آرشیو صورتجلسات و فایل‌های صوتی و تصویری
- داشبورد مدیریتی برای رصد جلسات و مصوبات
- مدیریت و آرشیو اعضای شرکت ها و سمت های آن ها
سامانه مدیریت قراردادها چیست؟
سامانه قراردادها یا Contract Management System راهکاری دیجیتال برای مدیریت چرخه کامل قراردادها است. این سامانه وضعیت قرارداد و حسابداری آن ها را پوشش می‌دهد.
- اتصال به سامانه قراردادها و نمایش جزئیات هر قرارداد
- گزارش و نمایش قراردادها و الحاقیه‌ها
- نمایش پیمانکاران و طرف‌های قرارداد
- گزارش‌گیری تحلیلی از وضعیت قراردادها
تفاوت‌های کلیدی بین سامانه مجامع و قراردادها
| موضوع | سامانه امور مجامع | سامانه مدیریت قراردادها |
|---|---|---|
| حوزه تمرکز | جلسات، شوراها و مصوبات | قراردادها، پیمانکاران و تعهدات |
| خروجی اصلی | صورتجلسات، مصوبات، گزارش جلسات | قراردادها، صورت‌وضعیت‌ها، گزارش مالی |
| کاربران اصلی | مدیران، اعضای هیأت‌مدیره، دبیرخانه‌ها | واحد حقوقی، مالی، قراردادها و پیمانکاری |
| چرخه مدیریت | برنامه‌ریزی، برگزاری و پیگیری جلسات | ایجاد، امضا، اجرا، تمدید و خاتمه قراردادها |
| اهمیت در سازمان | تصمیم‌سازی و حاکمیت شرکتی | مدیریت تعهدات حقوقی و مالی |
شباهت‌های سامانه مجامع و قراردادها
- هر دو در راستای تحول دیجیتال سازمان عمل میکنند.
- هر دو موجب افزایش شفافیت و کاهش ریسک می‌شوند.
- امکان گزارش‌گیری تحلیلی و داشبورد مدیریتی در هر دو وجود دارد.
- هر دو قابلیت اتصال به سامانه‌های دیگر مانند BPMS، مالی و HR را دارند.
کاربردهای عملی
سازمانها می‌توانند از هر دو سامانه به صورت مستقل یا ترکیبی استفاده کنند:
- وزارتخانهها: جلسات مجامع عمومی و مدیریت قراردادهای کلان
- شرکتهای پیمانکاری: مدیریت پروژه‌ها و قراردادهای پیمانکاری
- بانکها و بیمه‌ها: جلسات هیأت مدیره و قراردادهای سرمایه‌گذاری
- دانشگاه‌ها: جلسات هیأت‌امنا و قراردادهای تحقیقاتی
مزایای استفاده ترکیبی
- یکپارچگی تصمیمات مدیریتی با قراردادهای اجرایی
- افزایش هماهنگی بین هیأت‌مدیره و واحد حقوقی
- شفافیت کامل از مرحله تصمیم‌گیری تا اجرای قرارداد
- کاهش دوباره‌کاری‌ها و خطاهای انسانی
سوالات متداول
خیر؛ هر سامانه هدف متفاوتی دارد. سامانه مجامع برای مدیریت جلسات و مصوبات است، در حالی که سامانه قراردادها چرخه قراردادها را مدیریت می‌کند.
سازمانهایی که حجم بالایی از قراردادهای حقوقی و پیمانکاری دارند مانند شرکتهای پیمانکاری، نفت و گاز و وزارتخانهها.
سازمانهایی که جلسات متعدد مدیریتی، مجامع عمومی و شوراها برگزار میکنند مانند هلدینگها و بانکها.
بله؛ بسیاری از سازمانها این دو سامانه را به صورت یکپارچه پیادهسازی میکنند تا تصمیمات جلسات به قراردادهای اجرایی متصل شوند.
این موضوع بستگی به نیاز سازمان دارد. اگر چالش اصلی مدیریت جلسات است، سامانه مجامع اولویت دارد. اگر مشکل در قراردادهاست، سامانه قراردادها در اولویت است ولی شما می توانید با سامانه امور مجامع و امور قراردادهای شرکت راهکار پویا هر دوی این دو سامانه را یکجا داشته باشید.
