مدیریت کارآمد جلسات، مصوبات و قراردادها یکی از مهم‌ترین چالش‌های سازمانهای بزرگ به‌ویژه شرکتهای دولتی و وابسته به وزارتخانهها است. سامانه امور مجامع و قراردادها با هدف ایجاد یک بستر یکپارچه برای مدیریت فرآیندهای مرتبط با مجامع، هیأت‌مدیره، اسناد، قراردادها و گزارشهای مالی طراحی و توسط تیم راهکار پویا پیادهسازی گردید. این سامانه به سازمانها کمک میکند تا علاوه بر کاهش بروکراسی، شفافیت بیشتری در فرآیندها داشته باشند و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را بر اساس داده‌های دقیق و به‌روز انجام دهند.
این سامانه به‌عنوان یک راهکار جامع، فرآیندهای کلیدی در حوزه مدیریت جلسات مجامع، ثبت و پیگیری مصوبات، مدیریت اسناد و مستندات، آمار و اطلاعات پرسنلی، صورت‌های مالی و بودجه و در نهایت نظارت بر قراردادها را در قالب یک بستر هوشمند و تحت وب یکپارچهسازی کرده است. در ادامه به بررسی بخش‌های مختلف این سامانه می‌پردازیم.
این بخش به‌عنوان پایگاه داده جامع اعضای هیأت مدیره و مجمع عمل میکند. اطلاعات هویتی، سوابق کاری، رزومه، سمت‌های سازمانی و قراردادهای مدیریتی در این قسمت ثبت میشود. همچنین امکان مشاهده چارت سازمانی و مدیریت تغییرات اعضا وجود دارد. از دیگر امکانات این بخش:
قلب اصلی سامانه امور مجامع و قراردادها، ماژول مدیریت جلسات است. در این بخش کلیه مراحل از ارسال دعوتنامه و تعیین دستور جلسه تا ثبت صورتجلسات، ضبط صوت و تصویر جلسات و پیگیری مصوبات مدیریت میشود.
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های جلسات سازمانی، پیگیری اجرای مصوبات است. در این بخش هر مصوبه به صورت دقیق ثبت شده و وضعیت اجرای آن توسط واحدهای مسئول به‌روزرسانی میشود. امکانات کلیدی:
این بخش به‌عنوان آرشیو الکترونیکی عمل کرده و امکان ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد و مدارک مهم مانند اساسنامه‌ها، آیین‌نامه‌ها، بخشنامه‌ها و قراردادها را فراهم می‌سازد.
اطلاعات کارکنان شرکت‌ها و سازمانها در این بخش به‌صورت ساختارمند ثبت و مدیریت میشود. این اطلاعات شامل جنسیت، نوع استخدام، سابقه خدمت، مدرک تحصیلی و وضعیت شغلی است. گزارشهای تحلیلی امکان تصمیم‌گیری بهتر را برای مدیران فراهم میکند.
شفافیت مالی یکی از اهداف کلیدی سامانه است. در این بخش صورت‌های مالی شامل ترازنامه، سود و زیان، جریان وجوه نقد ثبت و مدیریت میشود. همچنین بودجه مصوب، اصلاحیه‌ها و گزارش عملکرد سالیانه شرکت‌ها در این قسمت ذخیره می‌گردد.
بخش نظارت بر قراردادها یکی از حیاتی‌ترین ماژول‌ها است. این قسمت امکان ثبت و پیگیری انواع قراردادهای سرمایه‌گذاری، پیمانکاری، ترک تشریفات و قراردادهای ترمیمی را فراهم میکند. از دیگر امکانات این بخش:
در سازمانهای بزرگ، مدیریت جلسات و قراردادها به صورت دستی همواره با چالش‌هایی همچون عدم شفافیت، طولانی بودن فرآیندها، عدم پیگیری به‌موقع مصوبات و مشکلات در دسترسی به مستندات همراه است. اهمیت سامانه امور مجامع و قراردادها در این است که با دیجیتالی‌سازی و یکپارچهسازی فرآیندها، بستری مطمئن و سریع برای مدیریت تصمیمات و قراردادهای کلان سازمانی فراهم می‌آورد.
سامانه امور مجامع و قراردادها شامل ماژول‌های متنوعی است که هر یک بخشی از نیازهای سازمانی را پوشش می‌دهد. این ماژول‌ها به صورت یکپارچه با یکدیگر عمل کرده و امکان مدیریت کامل جلسات و قراردادها را در یک محیط هوشمند فراهم می‌سازند.
با پیادهسازی سامانه امور مجامع و قراردادها، فرآیندهای پیچیده سازمانی به‌صورت یکپارچه مدیریت شده و بهره‌وری به شکل چشمگیری افزایش می یابد. مهم‌ترین دستاوردها شامل:
پیادهسازی سامانه امور مجامع و قراردادها موجب ایجاد مزیت‌های کلیدی برای سازمانها میشود که نتیجه آن افزایش بهره‌وری، شفافیت و مدیریت هوشمند است.
سامانه امور مجامع و قراردادها در طیف وسیعی از سازمانها و شرکت‌ها کاربرد دارد. این سامانه علاوه بر حوزه دولتی، در بخش خصوصی نیز میتواند نقشی کلیدی ایفا کند.
مقالات مرتبط
سوالات متداول
مدیریت دستی جلسات، مصوبات، قراردادها و اسناد باعث خطا و اتلاف زمان میشود. این سامانه فرآیندها را دیجیتال و یکپارچه میکند.
کلیه وزارتخانهها، شرکتهای دولتی، سازمانهای بزرگ و حتی شرکتهای خصوصی برای مدیریت جلسات و قراردادها نیازمند این سامانه هستند.
بله، سامانه امکان گزارشگیری تحلیلی و مقایسهای در فرمتهای مختلف را فراهم میکند
بله، با استفاده از پروتکلهای امنیتی چندلایه و سطوح دسترسی کاربران، امنیت اطلاعات کاملاً حفظ میشود.
بله، از طریق وبسرویسها میتواند با سایر سامانههای سازمانی تبادل داده داشته باشد.
سامانه امور مجامع علاوه بر آرشیو اسناد، گردش کار جلسات، ثبت و پیگیری مصوبات، داشبورد مدیریتی و اتصال به سایر سامانههای سازمانی را فراهم میکند؛ بنابراین فراتر از یک سیستم صرف ذخیره‌سازی است.
بله؛ بسیاری از پیادهسازیها از ماژول امضای الکترونیکی یا یکپارچهسازی با سرویسهای امضای معتبر پشتیبانی میکنند.
بله؛ پیادهسازی با پیکربندیهای ساده قابل اجراست و میتوان امکانات پیشرفته را به مرور فعال کرد.
با نگهداری منظم اسناد، تاریخچه تغییرات و گزارشهای آماده برای ممیزی، سازمانها سریعتر پاسخگوی بازرسیها و الزامات قانونی خواهند بود.
بسته به اندازه سازمان و میزان یکپارچهسازی مورد نیاز، از چند هفته (برای پیادهسازی پایه) تا چند ماه (برای پروژههای پیچیده و سازمانی) متغیر است.
در تمام مسیر در کنارتان هستیم
بر این اساس جلسات نیاز سنجی دقیق، پیاده سازی حرفه ای و پشتیبانی پاسخگو، نقش کلیدی در روند اجرای پروژه های ما دارند
تیم راهکار پویا در همه زمینه های طراحی نرم افزار بر اساس نیاز شما آماده ارائه خدمات می باشد و به طور خاص در بخش های هوشمند سازی معادن ، طراحی فروشگاه اختصاصی ، طراحی سایت اختصاصی ، طراحی اپلیکیشن ، سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان ، نرم افزار باشگاه مشتریان ، نرم افزار مدیریت زنجیره تامین و دیجیتال مارکتینگ در حال فعایت تخصصی می باشد.
طراحی و پیاده سازی فروشگاه اختصاصی و فروشگاه اینترنتی ، طراحی فروشگاه پوشاک ، طراحی فروشگاه لوازم یدکی ، طراحی فروشگاه موبایل ، طراحی فروشگاه طلا و جواهرات ، طراحی فروشگاه آنلاین کتاب ، طراحی فروشگاه آنلاین با طراحی ظاهر اختصاصی و ماژول های مختلف مانند انبارداری فروشگاه ، مالی فروشگاه ، فروش همکار ، مدیریت محصولات و غیره بهینه سازی شده برای سئو با سرعت بالا
سامانه مدیریت فرایند کسب و کار ، مدیریت فرایندکسب و کار، Business Process Management ، بهبود فرایند سازمانی ، بهبود کارایی ، افزایش هماهنگی و تعامل سازمانی ، بهبود فرآیندهای عملیاتی سازمان ، افزایش کیفیت فرایندها ، استانداردسازی فرایندها ، کنترل کیفیت ، اندازه‌گیری عملکرد ، انعطاف‌پذیری بیشتر سازمان ، بهبود هماهنگی فرایندها ، افزایش شفافیت و پیگیری ، روال ساز، فرم ساز، فرایند ساز، فرایندساز اتوماتیک ، فرایندساز پیشرفته
طراحی انواع سایت اختصاصی ، سایت شرکتی ، سایت خدماتی ، سایت آموزشی ، سایت فروشگاهی با طراحی اختصاصی رابط کاربری با قوی ترین مدیریت محتوای اختصاصی و زیرساخت سئو مناسب برای افزایش بازدید و جذب کاربر از جمله خدمات ما در بخش طراحی وب سایت اختصاصی می باشد.
در بخش طراحی اپلیکیشن اختصاصی تیم فنی راهکارپویا در دو بخش اپلیکیشن اندروید و اپلیکیشن IOS آماده طراحی و پیاده سازی انواع اپلیکیشن فروشگاهی ، اپلیکیشن سازمانی ، اپلیکیشن خدماتی ، اپلیکیشن آموزشی و .. با طراحی اختصاصی ظاهر اپلیکیشن موبایل برای ارائه یک تجربه کاربری مناسب می باشد.
مشاوره ، طراحی و اجرای هوشمند سازی معادن ، داشبورد مدیریتی معدن ، پنل گزارشات معدن ، نرم افزار نت (تعمیر و نگهداری ) ، اتصال به ماشین آلات معدن مانند لودسل ها ، مدیریت عملکرد ماشین آلات با استفاده و پیش بینی عملکرد ، هزینه و سوددهی ماشین آلات بر اساس تحلیل داده معدن و یادگیری ماشین
سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان یا به اختصار CRM یکی دیگر از محصولات راهکارپویا برای مدیریت مشتریان ، اتوماسیون سازی بازاریابی ، مدیریت تسک ها ، ارتباط با مشتریان و تجزیه و تحلیل داده های مشتری برای افزایش فروش و جذب مشتری می باشد که به طور کاملا اختصاصی و براساس نیازسنجی انجام شده طراحی و پیاده سازی شده است.
وفادار سازی مشتریان از مهم ترین شتاب دهنده کسب و کارها برای افزایش فروش و جذب مشتری می باشد که با توجه به همین نیاز سنجی نرم افزار باشگاه مشتریان با ویژگی هایی مثل ارائه کارت عضویت باشگاه مشتریان ، ثبت و اجرای طرح های وفادارسازی ، دسته بندی مشتریان ، ارسال پیام های شخصی سازی و غیره طراحی و اجرای آن توسط تیم راهکار پویا انجام شده است.
سامانه مدیریت زنجیزه تامین با ویژگی هایی مانند داشبورد گزارشات زنجیره تامین ، بررسی روند تولید و ارسال کالا در زنجیره تامین کالا ، ارتباط بخش های مختلف تولید و فروش ، مدیریت تولید بر اساس تقاضا ، پیش بینی خطرات بر اساس تحلیل داده های گذشته و مدیریت ریسک ، مدیریت موجودی کالا ، مدیریت لجستیک زنجیره تامین ، انبارداری و غیره بر پایه آخرین تکنولوژی های روز طراحی و عملیاتی شده است.
تبلیغات دیجیتال ، تبلیغات آنلاین ، بهینه سازی سایت برای سئو ، اجرای کمپین تبلیغاتی و کمپین بازاریابی و غیره از جمله خدماتی است که تیم راهکارپویا در بخش دیجیتال مارکتینگ آماده ارائه مشاوره و راه حل برای کسب و کار شما می باشد.
