اگر تاکنون با فرایندهای سازمانی و اتوماسیون سروکار داشته‌اید، حتماً اصطلاح BPMN را شنیده‌اید. اما واقعاً BPMN چیست و چرا در حوزه مدیریت فرایند کسبوکار (BPM) تا این اندازه اهمیت دارد؟ در این مقاله به آموزش کامل BPMN 2.0، معرفی نمادهای استاندارد آن و نحوه مدلسازی فرایندها با مثال‌های کاربردی خواهیم پرداخت.
BPMN زبان مشترکی بین تحلیلگران، مدیران و توسعه‌دهندگان ایجاد می‌کند تا بتوانند فرایندهای پیچیده را به‌صورت گرافیکی و قابل‌درک طراحی کنند.
BPMN چیست؟
BPMN مخفف Business Process Model and Notation به معنای «مدلسازی و نمادگذاری فرایندهای کسبوکار» است. این زبان توسط سازمان OMG توسعه یافته و در نسخه BPMN 2.0 به‌صورت استاندارد بین‌المللی برای طراحی فرایندهای کسبوکار معرفی شد. هدف BPMN ایجاد درکی مشترک بین تیم‌های مختلف سازمان درباره نحوه اجرای فرایندهاست.
در واقع، BPMN ابزاری است که به ما امکان میدهد تا فرایندهای کسبوکار را به‌شکل نمودارهای بصری نمایش دهیم و ارتباط بین نقش‌ها، فعالیت‌ها و داده‌ها را به‌وضوح ببینیم.
چرا BPMN اهمیت دارد؟
در دنیای پیچیده امروزی، سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری و کاهش خطا نیاز به شناخت دقیق فرایندهای خود دارند. BPMN به‌عنوان پلی میان تحلیلگران کسبوکار و تیم‌های فنی عمل می‌کند و از دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند.
- افزایش شفافیت در فرایندهای سازمانی
- استانداردسازی نحوه مدلسازی در سراسر سازمان
- تسهیل در پیاده‌سازی فرایندها در سیستم‌های BPMS
- کاهش هزینه‌ها و زمان تحلیل فرایند
در پروژه‌های سامانه امور مجامع و قراردادها نیز از BPMN برای مدلسازی دقیق فرایندهای تصمیم‌گیری، گردش مصوبات و چرخه‌های تأیید قرارداد استفاده میشود.
اجزای اصلی در BPMN 2.0
در نسخه BPMN 2.0، چهار دسته اصلی از عناصر برای مدلسازی فرایندها وجود دارد:
- Flow Objects (عناصر جریان): شامل رویدادها (Events)، فعالیت‌ها (Activities) و دروازه‌ها (Gateways)
- Connecting Objects (عناصر اتصال): شامل خطوط توالی، پیام و انجمن‌ها
- Swimlanes (شناورها): برای تفکیک نقش‌ها و واحدهای سازمانی
- Artifacts (مصنوعات): مانند یادداشت‌ها، داده‌ها و گروه‌بندی‌ها
با استفاده از این اجزا می‌توان یک فرایند کامل از شروع تا پایان را مدلسازی کرد. در ادامه چند مثال ساده از نمادهای پرکاربرد BPMN ارائه شده است.
نمادهای پرکاربرد در BPMN
| نماد | نام | توضیح |
|---|---|---|
| 🔵 | Start Event | نقطه آغاز فرایند که نشان‌دهنده شروع فعالیت‌ها است. |
| ⚪ | End Event | نقطه پایان فرایند، نشان‌دهنده اتمام کارها یا تصمیم نهایی. |
| ⬜ | Task | یک فعالیت یا وظیفه که باید توسط کاربر یا سیستم انجام شود. |
| 🔀 | Gateway | نقطه تصمیم‌گیری یا انشعاب جریان (مثل شرط اگر/آنگاه). |
| ➡️ | Sequence Flow | جهت حرکت بین فعالیت‌ها و رویدادها را نشان میدهد. |
در نرم‌افزارهای BPMS Workflow، این نمادها به‌صورت گرافیکی قابل ترسیم هستند و می‌توان آنها را با قوانین کسبوکار مرتبط کرد تا فرایندها به‌صورت خودکار اجرا شوند.
مثال کاربردی از مدلسازی با BPMN
فرض کنید فرایند «درخواست خرید تجهیزات» در یک سازمان وجود دارد. این فرایند شامل مراحل زیر است:
- شروع با درخواست خرید از سوی واحد متقاضی
- بررسی موجودی و بودجه توسط واحد مالی
- ارسال برای تأیید مدیرعامل
- صدور سفارش خرید و ثبت در سیستم قراردادها
در مدل BPMN این مراحل با نمادهای Start Event، Tasks، Gateways و End Event نمایش داده می‌شوند. سپس با تعریف قوانین کسبوکار در موتور گردش‌کار (Workflow Engine)، فرآیند به‌صورت خودکار اجرا خواهد شد.
نمونه دیاگرام BPMN برای مدلسازی فرایند خرید سازمانی
مزایای استفاده از BPMN در سازمان‌ها
- افزایش هماهنگی بین تیم‌های کسبوکار و فناوری اطلاعات
- کاهش ابهام در مستندسازی فرایندها
- قابلیت استفاده مستقیم از مدل‌ها در نرم‌افزار BPMS
- کاهش هزینه تحلیل و طراحی مجدد فرایندها
- پشتیبانی از تحلیل و بهبود مستمر در چرخه BPM
جمع‌بندی
اکنون که دانستیم BPMN چیست و چگونه به مدلسازی فرایندها کمک می‌کند، می‌توان نتیجه گرفت که این زبان استاندارد یکی از ابزارهای کلیدی برای پیاده‌سازی موفق مدیریت فرایند کسبوکار (BPM) است. با درک نمادهای BPMN 2.0 و تمرین مداوم در ترسیم دیاگرام‌ها، می‌توان تحلیل دقیق‌تری از فرایندها ارائه داد و زیرساخت مناسبی برای اتوماسیون سازمانی ایجاد کرد.
سوالات متداول
BPMN یک زبان استاندارد جهانی برای مدلسازی فرایندهای کسبوکار است، در حالی که فلوچارت فقط توالی سادهای از مراحل را نمایش میدهد.
خیر، BPMN برای تحلیلگران و مدیران طراحی شده است و نیازی به دانش برنامه‌نویسی ندارد.
BPMN 2.0 امکان تبادل داده بین ابزارهای مختلف و پشتیبانی از اجرای خودکار در نرم‌افزارهای BPMS را فراهم می‌کند.
نرمافزارهایی مانند Camunda Modeler، Bizagi، Signavio و ProcessMaker از محبوبترین ابزارهای مدلسازی BPMN هستند.
خیر، هر سازمانی که فرایندهای کاری دارد (کوچک یا بزرگ) میتواند از BPMN برای مستندسازی و بهبود عملکرد خود استفاده کند.
