سامانه نظارت و ارزیابی دانشگاه علوم پزشکی ایران

مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS): راهکاری نوین برای سامانه نظارت و ارزیابی در علوم پزشکی ایران

در دنیای امروز، سازمان‌های بهداشتی و درمانی مانند دانشگاه علوم پزشکی ایران با چالش‌های پیچیده‌ای روبرو هستند. از نظارت بر مراکز درمانی گرفته تا ارزیابی عملکرد و مدیریت شکایات، نیاز به سیستم‌های کارآمد و یکپارچه بیش از پیش احساس می‌شود. اینجا است که مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management یا BPMS) به عنوان یک ابزار قدرتمند وارد میدان می‌شود. در اینجا، بر اساس نیازهای بیان‌شده توسط دانشگاه علوم پزشکی ایران و توصیف سامانه نظارت و ارزیابی، به بررسی نقش نرم افزار BPMS و فرایند ساز در بهینه‌سازی این سیستم‌ها می‌پردازیم. اگر به دنبال بهبود کارایی سازمان خود هستید، ادامه مطلب را از دست ندهید.

اهمیت مدیریت فرایند کسب و کار در حوزه بهداشت و درمان

مدیریت فرایند کسب و کار فرایندی سیستماتیک برای طراحی، اجرا، نظارت و بهبود فرایندهای سازمانی است. در بخش بهداشت، جایی که دقت و سرعت حیاتی است، نرم افزار BPMS می‌تواند تحول‌آفرین باشد. بر اساس درخواست دانشگاه علوم پزشکی ایران، طراحی و پیاده سازی سامانه نظارت و ارزیابی با بخش های ایجاد پرونده مراکز، چک‌لیست‌های ارزیابی، گردش کار بازرسی، ثبت شکایات و نظرسنجی‌ها انجام گردید. این نیازها دقیقاً با قابلیت‌های یک فرایند ساز پیشرفته همخوانی دارد.

توصیف انجام شده در فاز نیازسنجی سامانه نشان می‌دهد که فرایندهایی مانند بازرسی گروهی، ارزیابی عملکرد، ثبت تخلفات درمانی و پیگیری شکایات، نیاز به مدل‌سازی دقیق داشتند. با استفاده از نرم افزار BPMS، می‌توان این فرایندها را به صورت BPMN (Business Process Model and Notation) مدل‌سازی کرد، که اجازه می‌دهد گردش کارها اتوماتیک شوند و خطاهای انسانی کاهش یابد.

مزایای کلیدی نرم افزار BPMS در سامانه‌های نظارتی

- اتوماسیون گردش کار: در فاز نیازسنجی، تأکید بر ایجاد گردش کار برای صدور مجوز، ارزیابی الکترونیک و بارگذاری مستندات شد. یک فرایند ساز قدرتمند مانند آنچه توصیف شده، می‌تواند این مراحل را خودکار کند، از جمله ارسال چک‌لیست‌ها به واحدهای ارزیابی‌شونده و محاسبه امتیازات به صورت سیستمی.

  - یکپارچگی داده‌ها: توصیف سامانه به نقاط تصمیم‌گیری، نقش‌ها و مسئولیت‌ها در فرایندهایی مانند بررسی شکایات و نظرسنجی‌ها اشاره دارد. مدیریت فرایند کسب و کار امکان ادغام داده‌ها از منابع مختلف (مانند وب‌سرویس‌ها) را فراهم می‌کند، که این امر در درخواست دانشگاه برجسته بود و در فاز طراحی و پیاده سازی تحویل گردید.

- بهبود امنیت و محرمانگی: نیازهای کارفرما بر امنیت اطلاعات، ورود دو مرحله‌ای و ثبت لاگ‌ها تأکید داشت. نرم افزار BPMS راهکار پویا با ابزارهای پیشرفته امنیتی، مانند کنترل سطوح دسترسی و پشتیبان‌گیری اتوماتیک، این نیازها را پوشش می‌دهد.

- تحلیل و گزارش‌گیری: در فاز نیازسنجی، فرایندهایی مانند تحلیل SWOT از چک‌لیست‌ها و پیش‌بینی منابع مالی توصیف شده‌اند. یک فرایند ساز قدرتمند و در عین حال با عملکرد آسان می‌تواند گزارش‌های تحلیلی را بر اساس داده‌های واقعی تولید کند، که این نقشی به سزا در استفاده مفید کاربران از سامانه دارد.

پیاده‌سازی فرایند ساز در سامانه نظارت و ارزیابی علوم پزشکی

بر اساس درخواست دانشگاه علوم پزشکی ایران، فازهای پروژه شامل نیاز سنجی، طراحی، پیاده سازی، مستندسازی و پشتیبانی و نگهداری بوده است. این پروژه توسط مدیریت فرایند کسب و کار پویا پیاده سازی و تحویل گردیده است که شامل بخش های زیر می گردد:

1. مدل‌سازی فرایندها: فرایندهایی مانند ثبت شکایت درمانی، پیگیری RCA (Root Cause Analysis) و نظرسنجی گیرندگان خدمت. با نرم افزار BPMS، می‌توان این فرایندها را با ابزار داخلی فرایند ساز پویا مدل‌سازی کرد و سپس در سیستم اجرا نمود.
2. توسعه و نگهداری: از جمله نیازهای هر کارفرما خدمات توسعه و پشتیبانی می باشد، جایی که فرایند ساز امکان تغییرات سریع بدون اختلال را فراهم می‌کند و سفارشی سازی در محصول توسط تیم فنی راهکار پویا هیچ بن بستی ندارد! مثلاً، در صورت نیاز به افزودن چک‌لیست‌های خوداظهاری (مانند آنچه برای معاونت درمان ذکر شد)، BPMS این تغییرات را آسان می‌سازد.
3. ادغام با معاونت‌های مختلف: در فاز نیاز سنجی سامانه فرایندهای معاونت‌های بهداشت، درمان و غذا و دارو را جداگانه توصیف کرده است. مدیریت فرایند کسب و کار پویا اجازه می‌دهد این فرایندها به صورت یکپارچه مدیریت شوند، از بازرسی داروخانه‌ها تا ارزیابی عملکرد بهداشتی با سطح نظارت و دسترسی کاملا حرفه ای و تفکیک شده.

در عمل، سامانه نظارتی توسط مدیریت فرایند کسب و کار پویا، محصول شرکت راهکار پویا، سفارشی‌سازی شده و تحویل داده شده است. این رویکرد نه تنها کارایی را افزایش می‌دهد، بلکه هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.

 چالش‌ها و راه‌حل‌ها در استفاده از نرم افزار BPMS

هرچند مدیریت فرایند کسب و کار مزایای زیادی دارد، چالش‌هایی مانند مقاومت سازمانی یا نیاز به آموزش در هر سازمانی وجود دارد. درخواست دانشگاه بر آموزش و عملیاتی کردن تأکید داشته، که با ابزارهای کاربرپسند فرایند ساز قابل حل است. همچنین، یکی از نگرانی ها به شرایط استثنا (مانند خطاهای سیستمی) می باشد، که یک سامانه BPMS قدرتمند و حرفه ای با مدیریت استثناها آن‌ها را پوشش می‌دهد.

نتیجه‌گیری: گام بعدی برای تحول دیجیتال در علوم پزشکی

مدیریت فرایند کسب و کار با ابزارهایی مانند نرم افزار BPMS پویا و فرایند ساز، کلید موفقیت سامانه‌های نظارت و ارزیابی است. بر اساس نیازهای دانشگاه علوم پزشکی ایران، این فناوری می‌تواند فرایندها را کارآمدتر، دقیق‌تر و قابل مقیاس ‌پذیری کند. اگر سازمان شما نیاز به چنین سیستمی دارد، با کارشناسان ما در راهکار پویا تماس بگیرید تا یک مشاوره رایگان دریافت کنید. برای اطلاعات بیشتر، به صفحه نرم افزار BPMS مراجعه کنید.