مقدمه‌ای بر سامانه نظارت و ارزیابی دانشگاه علوم پزشکی ایران
در مسیر تحول دیجیتال (Digital Transformation) و حرکت به سمت دولت الکترونیک، دانشگاه علوم پزشکی ایران اقدام به طراحی و پیاده‌سازی سامانه نظارت و ارزیابی نمود. این سامانه با بهره‌گیری از مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM)، نرم‌افزار BPMS و مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار (BPMN) توانست بخش‌های مختلف سازمان را در بستری یکپارچه پوشش دهد. هدف اصلی این پروژه، بهینه‌سازی فرایندها، تحلیل و پایش فرایندهای کسب‌وکار و ایجاد شفافیت در روندهای مدیریتی بود.
اهداف کلیدی پروژه
- یکپارچه‌سازی فرآیندهای بازرسی، درمان، بهداشت و دارو در یک بستر دیجیتال
- ایجاد شفافیت و سرعت در رسیدگی به شکایات
- اتوماسیون سازمانی برای کاهش بروکراسی اداری
- پایش فرایند کسب‌وکار و دریافت گزارش‌های لحظه‌ای
- امکان شبیه‌سازی فرایندها برای تحلیل و بهبود عملکرد
ماژول‌های سامانه نظارت و ارزیابی
معاونت درمان
- درخواست مشاوره یا مکاتبات
- گزارش فوری بیماری‌های واگیر
- گزارش فوری RCA
- ثبت گزارش تخلف گیرنده خدمت
- نظرسنجی گیرنده خدمت
- پایش و نظرسنجی پایش
- چک‌لیست سلامت‌کده
- چک‌لیست تغذیه بالینی بیمارستان‌ها
- چک‌لیست مراکز آمبولانس خصوصی
- چک‌لیست بیمارستان‌ها – پرستار پیگیر
- چک‌لیست گزارش 24 ساعته بیماران (سوپروایزر)
مدیریت بازرسی
- رابطین شکایت مراکز
- رابطین شکایت شبکه‌ها
- ثبت شکایات کارشناسان بازرسی
- بازدید گروهی بازرسی
- ارزیابی عملکرد بازرسی
معاونت بهداشت
- پایش بهداشت
- ثبت و رسیدگی به شکایات
- ارزیابی عملکرد شکایات
معاونت غذا و دارو
- رسیدگی به شکایات حوزه دارو و غذا
- بازرسی داروخانه‌ها (مجموعه مدد)
دستاوردهای پروژه در حوزه BPM و تحول دیجیتال
بهینه‌سازی فرایندها
با استفاده از BPMS، بسیاری از فرآیندهای دستی و تکراری حذف شد و فرایندها به صورت دیجیتال اجرا شدند.
مدل‌سازی و شبیه‌سازی فرایندها
بهره‌گیری از BPMN امکان مدل‌سازی دقیق فرآیندها را فراهم کرد و تیم‌های مدیریتی توانستند از طریق شبیه‌سازی، سناریوهای مختلف را بررسی کنند.
پایش فرایند کسب‌وکار
سامانه با قابلیت Business Process Monitoring امکان پایش لحظه‌ای شاخص‌های عملکردی را فراهم نمود و گزارش‌های مدیریتی را به صورت پویا ارائه داد.
اتوماسیون سازمانی
اجرای خودکار گردش‌کارها و اتوماسیون مکاتبات باعث کاهش زمان پاسخگویی و افزایش دقت در رسیدگی به شکایات شد.
نتیجه‌گیری
پروژه سامانه نظارت و ارزیابی دانشگاه علوم پزشکی ایران نمونه‌ای موفق از BPM در دولت الکترونیک است. این سامانه با استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS)، علاوه بر بهینه‌سازی و پایش فرایندها، بستری برای تحلیل فرایندها و بهبود مستمر فراهم کرد. نتیجه این پروژه، افزایش شفافیت، کاهش زمان رسیدگی به شکایات و ارتقاء کارایی سازمانی بود.
پرسش‌های متداول (FAQ)
۱. چرا از BPM در این پروژه استفاده شد؟
زیرا مدیریت فرایند کسب‌وکار امکان یکپارچگی و استانداردسازی فرآیندهای متنوع را فراهم می‌کند.
۲. تفاوت BPMN و BPMS در این پروژه چه بود؟
BPMN زبان مدل‌سازی فرآیندهاست، در حالی که BPMS ابزار پیاده‌سازی و اجرای آنها محسوب می‌شود.
۳. چگونه شبیه‌سازی فرآیندها به بهبود کمک کرد؟
با شبیه‌سازی، تیم‌ها توانستند سناریوهای مختلف را پیش از اجرا آزمایش کرده و بهترین روش را انتخاب کنند.
۴. آیا این سامانه در دولت الکترونیک کاربرد دارد؟
بله، این پروژه نمونه‌ای از BPM در دولت الکترونیک است که باعث کاهش بروکراسی و افزایش سرعت خدمات‌رسانی شد.
۵. امنیت داده‌ها در سامانه چگونه تضمین شد؟
با استفاده از مکانیزم‌های کنترل دسترسی، لاگ‌گیری و رمزنگاری، امنیت داده‌ها به طور کامل حفظ شد.
۶. آیا این سامانه قابل توسعه در سایر دانشگاه‌ها و سازمان‌هاست؟
بله، به دلیل طراحی ماژولار و مبتنی بر BPMS، قابلیت بومی‌سازی و توسعه برای سایر نهادها وجود دارد.
