در این ویدئو میخواهیم ببینیم مدیران سازمان چطور میتوانند با استفاده از گزارشهای سامانه مدیریت فرایند کسبوکار پویا، دید دقیقتر و کاملتری از وضعیت فرایندها و عملکرد سازمان داشته باشند. سامانه پویا مجموعهای از گزارشهای آماده را در اختیار کاربران قرار میدهد و برای هر گزارش هم فیلترهای متنوعی در نظر گرفته شده تا بشه اطلاعات را از زوایای مختلف بررسی کرد. مثلا: • گزارش عضویت اعضا: که وضعیت عضویت اعضا در سامانه های بخش کاربر نهایی دارن و امکان ثبت نام برای کاربران وجود داشته باشه رو به تفکیک ماه عضویت نمایش میده. • گزارش تعداد درخواست ها: که درخواست های ثبت شده رو بر اساس رفتار کاربرها در ماه، روز و ساعت ثبت درخواست بررسی می کنه. • گزارش تحلیل عملکرد مسئولین: که تو این گزارش بر اساس شاخص های مختلف و از دیدگاه های مختلف نشون میده هر کدوم از مسئولین، فرایند یا وظایف رو تو چه بازه زمانی انجام دادن و چه تعداد وظیفه در معرض تعویق هست. • گزارش تحلیل بار کاری: این گزارش نشون میده که وضعیت وظایف از دید زمانبندی انجام در چه وضعیتی قرار داره. • گزارش وضعیت درخواست ها: در این گزارش یک دید کلی میده در رابطه با وضعیت اجرای درخواست ها. علاوه بر این گزارشات آماده، سامانه دارای یک گزارش ساز بسیار آسان با رابط کاربری راحت برای کاربران هست و کاربر میتونه تمامی اطلاعات موجود در فرایندها و یا فیلترهای مورد نیازش رو در گزارش بیاره و دسترسی اون رو به افرادی که نیاز دارن بده. تمامی گزارش ها در سامانه پویا امکان دریافت خروجی هایی مثل Excel، PDF یا تصویر رو دارن. همچنین برای امنیت بیشتر، ثبت میشه که چه کسی و در چه زمانی از گزارش خروجی دریافت کرده.
سوالات متداول
سامانههای مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM یا BPMS) ابزارهایی هستند که به سازمانها کمک میکنند فرایندهای خود را بهینهسازی کنند و کارایی، شفافیت و انعطافپذیری عملیات را افزایش دهند. این سامانهها با استفاده از اتوماسیون سازمانی و موتور گردش کار، امکان مدیریت یکپارچه و کارآمد فرآیندها را فراهم میکنند
-
افزایش کارایی و کاهش خطاها: با سادهسازی و خودکارسازی فرایندهای زمانبر و تکراری، سازمانها میتوانند خطاها را کاهش دهند و کارایی کلی را ارتقا دهند
-
هماهنگی بهتر بین بخشها: فرآیندها به صورت یکپارچه اجرا میشوند و تعامل میان تیمها بهبود مییابد
-
ستانداردسازی و کنترل کیفیت: فرایندها بر اساس استانداردها تعریف میشوند و امکان پایش کیفیت و پیادهسازی کنترلهای لازم فراهم میگردد
-
اندازهگیری عملکرد: با تعیین KPI، میتوان عملکرد فرآیندها را سنجید و تحلیل کرد
-
انعطافپذیری سازمانی: امکان تغییر سریع فرایندها بر اساس نیازهای بازار یا تغییرات داخلی فراهم است
این سامانهها معمولاً شامل مواردی مانند فرمساز، روالساز و فرایندساز پیشرفته هستند که امکان ساخت و اجرای خودکار گردشهای کاری سازمانی را فراهم میآورند
چرخه مدیریت فرآیند کسبوکار معمولاً شامل مراحل زیر است:
- طراحی (Design)
- مدلسازی (Model)
- اجرا (Execute)
- نظارت (Monitor)
- بهینهسازی (Optimize)
خیر. هدف BPMS جایگزینی انسانها نیست، بلکه آزاد کردن زمان آنها برای فعالیتهای ارزشآفرینتر است.
