مقایسه BPMS ابری و BPMS سنتی: راهنمای جامع انتخاب
در دنیای پویای امروز، سازمانها به دنبال راهکارهایی هستند که به آنها کمک کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را بهینهسازی کرده و چابکی خود را افزایش دهند. سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) نقش کلیدی در این زمینه ایفا میکنند. با این حال، انتخاب بین BPMS ابری (Cloud BPMS) و BPMS سنتی میتواند چالشبرانگیز باشد. این مقاله به بررسی دقیق تفاوتهای این دو رویکرد میپردازد تا به شما در تصمیمگیری آگاهانه کمک کند.
BPMS چیست و چرا اهمیت دارد؟
BPMS مجموعهای از نرمافزارها و ابزارها است که به سازمانها کمک میکند تا فرآیندهای کسب و کار خود را مدلسازی، خودکارسازی، مدیریت و بهینهسازی کنند. این سیستمها به سازمانها این امکان را میدهند که:
- فرآیندهای خود را به صورت بصری طراحی کنند.
- وظایف را به صورت خودکار به افراد و سیستمها اختصاص دهند.
- عملکرد فرآیندها را در زمان واقعی نظارت کنند.
- فرآیندها را بر اساس دادهها و بازخوردها بهبود بخشند.
استفاده از BPMS میتواند منجر به مزایای قابل توجهی برای سازمانها شود، از جمله:
- افزایش کارایی و بهرهوری
- کاهش هزینهها
- بهبود کیفیت
- افزایش رضایت مشتری
- افزایش چابکی و انطباقپذیری
BPMS ابری (Cloud BPMS) چیست؟
BPMS ابری، همانطور که از نامش پیداست، یک راهکار BPMS است که بر روی زیرساخت ابری ارائه میشود. این بدان معناست که نرمافزار BPMS، دادهها و منابع محاسباتی در مراکز دادهای که توسط یک ارائهدهنده خدمات ابری مدیریت میشوند، میزبانی میشوند. کاربران میتوانند از طریق اینترنت به BPMS ابری دسترسی داشته باشند.
مزایای BPMS ابری
- کاهش هزینهها: BPMS ابری معمولاً بر اساس مدل اشتراکی ارائه میشود، به این معنی که سازمانها فقط برای منابعی که استفاده میکنند، هزینه پرداخت میکنند. این میتواند منجر به صرفهجویی قابل توجهی در هزینههای اولیه و جاری شود.
- استقرار سریع و آسان: راهاندازی و استقرار BPMS ابری معمولاً بسیار سریعتر و آسانتر از BPMS سنتی است. این میتواند به سازمانها کمک کند تا به سرعت از مزایای BPMS بهرهمند شوند.
- مقیاسپذیری: BPMS ابری به راحتی قابل مقیاس است، به این معنی که سازمانها میتوانند به سرعت و به آسانی منابع محاسباتی خود را بر اساس نیازهایشان افزایش یا کاهش دهند.
- دسترسی از هر مکان: کاربران میتوانند از هر مکان و هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، به BPMS ابری دسترسی داشته باشند. این میتواند انعطافپذیری و بهرهوری را افزایش دهد.
- بهروزرسانیهای خودکار: ارائهدهندگان خدمات ابری مسئولیت بهروزرسانی و نگهداری نرمافزار BPMS را بر عهده دارند. این میتواند بار کاری تیم IT سازمانها را کاهش دهد.
معایب BPMS ابری
- نگرانیهای امنیتی: برخی از سازمانها نگران امنیت دادههای خود در محیط ابری هستند. با این حال، ارائهدهندگان خدمات ابری معمولاً اقدامات امنیتی پیشرفتهای را برای محافظت از دادهها ارائه میدهند.
- وابستگی به اینترنت: برای دسترسی به BPMS ابری، به اتصال اینترنت پایدار نیاز است. این میتواند یک مشکل برای سازمانهایی باشد که در مناطق با دسترسی محدود به اینترنت فعالیت میکنند.
- کنترل محدود: سازمانها کنترل کمتری بر روی زیرساخت و نرمافزار BPMS ابری دارند. این میتواند برای سازمانهایی که نیاز به سفارشیسازی گسترده دارند، یک مشکل باشد.
- حریم خصوصی دادهها: اطمینان از انطباق با قوانین حریم خصوصی دادهها (مانند GDPR) میتواند در محیط ابری پیچیدهتر باشد.
BPMS سنتی چیست؟
BPMS سنتی، یک راهکار BPMS است که بر روی زیرساخت داخلی سازمان (On-Premise) نصب و اجرا میشود. این بدان معناست که نرمافزار BPMS، دادهها و منابع محاسباتی در مراکز دادهای که توسط خود سازمان مدیریت میشوند، میزبانی میشوند.
مزایای BPMS سنتی
- کنترل بیشتر: سازمانها کنترل کامل بر روی زیرساخت و نرمافزار BPMS سنتی دارند. این میتواند برای سازمانهایی که نیاز به سفارشیسازی گسترده و انطباق با الزامات خاص دارند، یک مزیت باشد.
- امنیت بیشتر (تصوری): برخی از سازمانها معتقدند که دادههای آنها در محیط داخلی امنتر هستند.
- عدم وابستگی به اینترنت: برای دسترسی به BPMS سنتی، نیازی به اتصال اینترنت نیست. این میتواند یک مزیت برای سازمانهایی باشد که در مناطق با دسترسی محدود به اینترنت فعالیت میکنند.
معایب BPMS سنتی
- هزینههای بالا: BPMS سنتی معمولاً هزینههای اولیه و جاری بالاتری نسبت به BPMS ابری دارد. این شامل هزینههای خرید نرمافزار، سختافزار، نگهداری و بهروزرسانی میشود.
- استقرار زمانبر و پیچیده: راهاندازی و استقرار BPMS سنتی معمولاً زمانبر و پیچیده است. این میتواند به سازمانها اجازه ندهد تا به سرعت از مزایای BPMS بهرهمند شوند.
- مقیاسپذیری محدود: مقیاسپذیری BPMS سنتی معمولاً محدود است و نیاز به سرمایهگذاری قابل توجهی برای افزایش منابع محاسباتی دارد.
- دسترسی محدود: دسترسی به BPMS سنتی معمولاً محدود به شبکه داخلی سازمان است. این میتواند انعطافپذیری و بهرهوری را کاهش دهد.
- بار کاری سنگین تیم IT: تیم IT سازمان مسئولیت نگهداری، بهروزرسانی و پشتیبانی از نرمافزار BPMS را بر عهده دارد.
مقایسه تفصیلی BPMS ابری و سنتی
برای درک بهتر تفاوتهای بین BPMS ابری و سنتی، در جدول زیر این دو رویکرد را از جنبههای مختلف مقایسه میکنیم:
| ویژگی | BPMS ابری | BPMS سنتی |
|---|---|---|
| هزینه | کمتر (مدل اشتراکی) | بیشتر (هزینههای اولیه و جاری) |
| استقرار | سریع و آسان | زمانبر و پیچیده |
| مقیاسپذیری | بالا | محدود |
| دسترسی | از هر مکان | محدود به شبکه داخلی |
| نگهداری | توسط ارائهدهنده خدمات ابری | توسط تیم IT سازمان |
| کنترل | محدود | بیشتر |
| امنیت | بالا (با اقدامات امنیتی پیشرفته) | متغیر (بسته به سیاستهای امنیتی سازمان) |
عوامل موثر در انتخاب بین BPMS ابری و سنتی
انتخاب بین BPMS ابری و سنتی به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله:
- اندازه سازمان: سازمانهای کوچک و متوسط ??(SMBs) ممکن است BPMS ابری را به دلیل هزینههای پایینتر و استقرار آسانتر ترجیح دهند. سازمانهای بزرگ ممکن است BPMS سنتی را به دلیل کنترل بیشتر و امکان سفارشیسازی گستردهتر انتخاب کنند.
- بودجه: BPMS ابری معمولاً گزینه مقرون به صرفهتری است، به خصوص برای سازمانهایی با بودجه محدود.
- الزامات امنیتی: سازمانهایی که الزامات امنیتی سختگیرانهای دارند، ممکن است BPMS سنتی را انتخاب کنند. با این حال، مهم است که توجه داشته باشید که ارائهدهندگان خدمات ابری معمولاً اقدامات امنیتی پیشرفتهای را برای محافظت از دادهها ارائه میدهند.
- الزامات انطباق: سازمانها باید اطمینان حاصل کنند که راهکار BPMS انتخابی با الزامات انطباق مربوطه مطابقت دارد.
- نیاز به سفارشیسازی: سازمانهایی که نیاز به سفارشیسازی گسترده دارند، ممکن است BPMS سنتی را انتخاب کنند.
- زیرساخت IT موجود: سازمانهایی که زیرساخت IT قوی دارند، ممکن است BPMS سنتی را انتخاب کنند.
چه زمانی BPMS ابری مناسب است؟
BPMS ابری برای سازمانهایی مناسب است که:
- به دنبال کاهش هزینهها هستند.
- به استقرار سریع و آسان نیاز دارند.
- به مقیاسپذیری بالا نیاز دارند.
- میخواهند از هر مکان به BPMS دسترسی داشته باشند.
- میخواهند بار کاری تیم IT خود را کاهش دهند.
- به دنبال یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار مقرون به صرفه و کارآمد هستند.
چه زمانی BPMS سنتی مناسب است؟
BPMS سنتی برای سازمانهایی مناسب است که:
- نیاز به کنترل کامل بر روی زیرساخت و نرمافزار BPMS دارند.
- الزامات امنیتی سختگیرانهای دارند.
- نیاز به سفارشیسازی گسترده دارند.
- زیرساخت IT قوی دارند.
- نگران امنیت داده ها در BPMS ابری هستند.
نکات مهم در انتخاب BPMS
صرف نظر از اینکه BPMS ابری یا سنتی را انتخاب میکنید، مهم است که نکات زیر را در نظر بگیرید:
- تعیین نیازهای کسب و کار: قبل از شروع فرآیند انتخاب، نیازهای کسب و کار خود را به دقت تعیین کنید. چه فرآیندهایی را میخواهید خودکارسازی کنید؟ چه اهدافی را میخواهید با استفاده از BPMS به دست آورید؟
- تحقیق و بررسی: ارائهدهندگان مختلف BPMS را تحقیق و بررسی کنید. نظرات مشتریان را بخوانید، دموها را تماشا کنید و با نمایندگان فروش صحبت کنید.
- ارزیابی ویژگیها و قابلیتها: ویژگیها و قابلیتهای مختلف BPMS را ارزیابی کنید. آیا BPMS دارای ویژگیهایی است که برای نیازهای کسب و کار شما ضروری هستند؟
- بررسی سازگاری: اطمینان حاصل کنید که BPMS با سیستمهای IT موجود شما سازگار است.
- در نظر گرفتن هزینهها: تمام هزینههای مربوط به BPMS را در نظر بگیرید، از جمله هزینههای خرید نرمافزار، سختافزار، نگهداری، بهروزرسانی و آموزش.
- آزمایش قبل از خرید: قبل از خرید BPMS، یک دوره آزمایشی را امتحان کنید تا مطمئن شوید که با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارد.
امنیت در BPMS ابری
یکی از نگرانیهای اصلی در مورد BPMS ابری، امنیت دادهها است. با این حال، ارائهدهندگان خدمات ابری معمولاً اقدامات امنیتی پیشرفتهای را برای محافظت از دادهها ارائه میدهند، از جمله:
- رمزنگاری دادهها: دادهها در حالت استراحت و در حال انتقال رمزنگاری میشوند.
- کنترل دسترسی: دسترسی به دادهها محدود به افراد مجاز است.
- نظارت امنیتی: سیستمها به طور مداوم برای شناسایی تهدیدات امنیتی نظارت میشوند.
- پشتیبانگیری و بازیابی: از دادهها به طور منظم پشتیبانگیری میشود و یک برنامه بازیابی فاجعه وجود دارد.
- انطباق با استانداردها: ارائهدهندگان خدمات ابری معمولاً با استانداردهای امنیتی مختلف مانند ISO 27001 و SOC 2 مطابقت دارند.
با این حال، سازمانها نیز باید اقدامات امنیتی خود را انجام دهند، از جمله:
- استفاده از رمزهای عبور قوی: کاربران باید از رمزهای عبور قوی و منحصر به فرد استفاده کنند.
- فعالسازی احراز هویت چند عاملی: احراز هویت چند عاملی یک لایه امنیتی اضافی را اضافه میکند.
- آموزش کارکنان: کارکنان باید در مورد خطرات امنیتی و نحوه محافظت از دادهها آموزش ببینند.
- بررسی دورهای تنظیمات امنیتی: تنظیمات امنیتی باید به طور دورهای بررسی و بهروزرسانی شوند.
استفاده از یک BPMS که بر اساس استانداردهای امنیتی روز دنیا طراحی شده باشد، میتواند خیال شما را از بابت امنیت فرایندهای کسب و کارتان راحت کند.
هزینههای BPMS ابری و سنتی
همانطور که قبلاً ذکر شد، BPMS ابری معمولاً هزینه کمتری نسبت به BPMS سنتی دارد. این به دلیل مدل اشتراکی است که در آن سازمانها فقط برای منابعی که استفاده میکنند، هزینه پرداخت میکنند. هزینههای BPMS ابری معمولاً شامل موارد زیر است:
- هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه: این هزینه برای دسترسی به نرمافزار BPMS و استفاده از منابع محاسباتی پرداخت میشود.
- هزینه ذخیرهسازی دادهها: این هزینه برای ذخیرهسازی دادههای فرآیند پرداخت میشود.
- هزینه پشتیبانی: این هزینه برای دریافت پشتیبانی فنی از ارائهدهنده خدمات ابری پرداخت میشود.
هزینههای BPMS سنتی معمولاً شامل موارد زیر است:
- هزینه خرید نرمافزار: این هزینه برای خرید مجوز استفاده از نرمافزار BPMS پرداخت میشود.
- هزینه سختافزار: این هزینه برای خرید سرورها، ذخیرهسازها و سایر تجهیزات IT مورد نیاز برای اجرای BPMS پرداخت میشود.
- هزینه نگهداری و بهروزرسانی: این هزینه برای نگهداری و بهروزرسانی نرمافزار و سختافزار BPMS پرداخت میشود.
- هزینه آموزش: این هزینه برای آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از BPMS پرداخت میشود.
علاوه بر این هزینههای مستقیم، هزینههای غیرمستقیمی نیز وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند، از جمله:
- هزینه زمان: استقرار و نگهداری BPMS سنتی میتواند زمانبر باشد و نیاز به تخصص IT دارد.
- هزینه ریسک: اگر BPMS به درستی پیادهسازی نشود، میتواند منجر به از دست دادن بهرهوری و افزایش هزینهها شود.
در نهایت، بهترین راه برای تعیین اینکه کدام رویکرد BPMS مقرون به صرفهتر است، این است که یک تجزیه و تحلیل هزینه-فایده دقیق انجام دهید.
آینده BPMS: گرایشها و نوآوریها
صنعت BPMS به طور مداوم در حال تحول است و گرایشها و نوآوریهای جدیدی در حال ظهور هستند. برخی از این گرایشها عبارتند از:
- هوش مصنوعی (AI): AI برای خودکارسازی وظایف پیچیده، بهبود تصمیمگیری و شخصیسازی تجربهها در BPMS استفاده میشود.
- یادگیری ماشین (ML): ML برای شناسایی الگوها، پیشبینی نتایج و بهینهسازی فرآیندها در BPMS استفاده میشود.
- رباتیک فرآیند خودکار (RPA): RPA برای خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قانون در BPMS استفاده میشود.
- اینترنت اشیا (IoT): IoT برای جمعآوری دادهها از دستگاهها و حسگرها و استفاده از این دادهها برای بهبود فرآیندها در BPMS استفاده میشود.
- بلاکچین: بلاکچین برای ایجاد شفافیت، امنیت و قابلیت ردیابی در فرآیندها در BPMS استفاده میشود.
این نوآوریها پتانسیل این را دارند که BPMS را قدرتمندتر، انعطافپذیرتر و هوشمندتر کنند. سازمانهایی که این گرایشها را در آغوش میگیرند، میتوانند مزیت رقابتی قابل توجهی به دست آورند.
نتیجهگیری
انتخاب بین BPMS ابری و سنتی یک تصمیم مهم است که باید بر اساس نیازهای خاص کسب و کار شما گرفته شود. BPMS ابری یک گزینه مقرون به صرفه، مقیاسپذیر و انعطافپذیر است که برای سازمانهای کوچک و متوسط ??مناسب است. BPMS سنتی یک گزینه کنترلپذیرتر و قابل سفارشیسازی است که برای سازمانهای بزرگ با الزامات امنیتی سختگیرانه مناسب است. با در نظر گرفتن عوامل مختلف و انجام تحقیقات کافی، میتوانید راهکار BPMS مناسبی را برای کسب و کار خود انتخاب کنید و از مزایای آن بهرهمند شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار، میتوانید به صفحه BPMS راهکار پویا مراجعه کنید.
سوالات متداول
