نقش RPA در خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار

RPA چیست؟

RPA مخفف Robotic Process Automation یا خودکارسازی رباتیک فرآیند است. RPA به استفاده از نرم‌افزارها یا "ربات‌ها" برای خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین اشاره دارد که قبلاً توسط انسان انجام می‌شد. این ربات‌ها می‌توانند با سیستم‌ها و برنامه‌های کاربردی مختلف تعامل داشته باشند، داده‌ها را وارد کنند، گزارش‌ها را تولید کنند و کارهای دیگر را بدون نیاز به مداخله انسانی انجام دهند. با استفاده از اتوماسیون رباتیک، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند، خطاها را کاهش دهند و کارمندان خود را برای انجام کارهای با ارزش‌تر آزاد کنند.

BPMS چیست؟

BPMS مخفف Business Process Management Suite یا مجموعه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. BPMS مجموعه‌ای از ابزارها و فناوری‌ها است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را مدل‌سازی، خودکارسازی، مدیریت و بهینه‌سازی کنند. یک BPMS شامل قابلیت‌هایی مانند طراحی فرآیند، اجرای فرآیند، نظارت بر فرآیند و تجزیه و تحلیل فرآیند است. BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و انطباق با مقررات را بهبود بخشند. در واقع، BPMS دید کاملی از فرآیندها ارائه می‌دهد و امکان بهبود مستمر را فراهم می‌کند.

ادغام RPA و BPMS

ادغام RPA و BPMS می‌تواند مزایای قابل توجهی برای سازمان‌ها داشته باشد. در حالی که RPA برای خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین استفاده می‌شود، BPMS برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. هنگامی که این دو فناوری با هم ادغام می‌شوند، سازمان‌ها می‌توانند یک رویکرد جامع برای خودکارسازی فرآیندها داشته باشند.

ادغام RPA و BPMS امکان خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر و end-to-end را فراهم می‌کند. به عنوان مثال، یک ربات RPA می‌تواند داده‌ها را از یک سیستم وارد BPMS کند، BPMS می‌تواند فرآیند را هدایت کند و ربات RPA می‌تواند وظایف دیگری را در سیستم‌های دیگر انجام دهد. این ادغام می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود انطباق شود.

مزایای ادغام RPA و BPMS

• بهبود کارایی: ادغام RPA و BPMS می‌تواند منجر به بهبود کارایی فرآیندهای کسب‌وکار شود.
• کاهش هزینه‌ها: با خودکارسازی وظایف تکراری، هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
• بهبود انطباق: ادغام RPA و BPMS می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با مقررات و استانداردهای صنعتی مطابقت داشته باشند.
• دید بهتر: BPMS دید کاملی از فرآیندها ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مشکلات را شناسایی و فرآیندها را بهبود بخشند.
• مقیاس‌پذیری: با ادغام RPA و BPMS، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی فرآیندهای خودکار شده را مقیاس‌بندی کنند.

سناریوهای RPA در خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار

RPA می‌تواند در طیف گسترده‌ای از فرآیندهای کسب‌وکار استفاده شود. در اینجا چند سناریو نمونه آورده شده است:

حوزه مالی و حسابداری

• پردازش فاکتور: ربات‌های RPA می‌توانند فاکتورها را از ایمیل‌ها یا سیستم‌های دیگر جمع‌آوری کنند، داده‌ها را وارد سیستم حسابداری کنند و پرداخت‌ها را تأیید کنند.
• تطبیق حساب: ربات‌های RPA می‌توانند حساب‌ها را تطبیق دهند و مغایرت‌ها را شناسایی کنند.
• گزارش‌گیری مالی: ربات‌های RPA می‌توانند گزارش‌های مالی را تولید کنند و آنها را به ذینفعان ارسال کنند.

حوزه منابع انسانی

• استخدام: ربات‌های RPA می‌توانند رزومه‌ها را بررسی کنند، مصاحبه‌ها را برنامه‌ریزی کنند و اطلاعات کارکنان جدید را وارد سیستم HR کنند.
• پرداخت حقوق: ربات‌های RPA می‌توانند حقوق و دستمزد را محاسبه کنند، پرداخت‌ها را انجام دهند و گزارش‌های حقوق و دستمزد را تولید کنند.
• مدیریت عملکرد: ربات‌های RPA می‌توانند داده‌های عملکرد کارکنان را جمع‌آوری کنند و گزارش‌های عملکرد را تولید کنند.

حوزه خدمات مشتری

• پاسخ به سؤالات مشتری: ربات‌های RPA می‌توانند به سؤالات رایج مشتریان پاسخ دهند و مشکلات آنها را حل کنند.
• پردازش سفارش: ربات‌های RPA می‌توانند سفارشات را پردازش کنند، اطلاعات مشتری را وارد سیستم کنند و وضعیت سفارش را پیگیری کنند.
• مدیریت شکایات: ربات‌های RPA می‌توانند شکایات مشتریان را ثبت کنند، آنها را به دپارتمان مربوطه ارجاع دهند و وضعیت شکایات را پیگیری کنند.

حوزه زنجیره تامین

• مدیریت موجودی: ربات‌های RPA می‌توانند موجودی را مدیریت کنند، سفارشات خرید را ایجاد کنند و تحویل کالا را پیگیری کنند.
• پردازش سفارش: ربات‌های RPA می‌توانند سفارشات را پردازش کنند، اطلاعات مشتری را وارد سیستم کنند و وضعیت سفارش را پیگیری کنند.
• مدیریت حمل و نقل: ربات‌های RPA می‌توانند حمل و نقل کالا را مدیریت کنند، بارنامه‌ها را ایجاد کنند و وضعیت حمل و نقل را پیگیری کنند.

چالش‌های پیاده‌سازی RPA

در حالی که RPA مزایای زیادی دارد، پیاده‌سازی آن می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. در اینجا چند چالش رایج آورده شده است:

شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون

اولین چالش شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون است. فرآیندهایی که تکراری، مبتنی بر قوانین و دارای حجم بالا هستند، بهترین کاندیدا برای اتوماسیون هستند. همچنین، فرآیندهایی که مستعد خطا هستند یا نیاز به زمان زیادی دارند، می‌توانند از اتوماسیون بهره‌مند شوند.

انتخاب ابزار مناسب RPA

دومین چالش انتخاب ابزار مناسب RPA است. ابزارهای RPA مختلفی در بازار وجود دارند که هر کدام دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های خاص خود هستند. سازمان‌ها باید نیازهای خود را به دقت ارزیابی کنند و ابزاری را انتخاب کنند که به بهترین وجه با نیازهای آنها مطابقت داشته باشد.

آموزش و مهارت

سومین چالش آموزش و مهارت است. برای پیاده‌سازی و مدیریت RPA، سازمان‌ها نیاز به کارمندانی دارند که مهارت‌های لازم را داشته باشند. این مهارت‌ها شامل دانش برنامه‌نویسی، دانش فرآیند و دانش ابزارهای RPA است.

مدیریت تغییر

چهارمین چالش مدیریت تغییر است. پیاده‌سازی RPA می‌تواند منجر به تغییرات قابل توجهی در نحوه انجام کارها شود. سازمان‌ها باید این تغییرات را به دقت مدیریت کنند و اطمینان حاصل کنند که کارمندان از این تغییرات حمایت می‌کنند.

امنیت

از آنجا که ربات‌ها به اطلاعات حساس دسترسی دارند، امنیت در پیاده‌سازی RPA بسیار مهم است. سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که ربات‌ها به درستی پیکربندی شده‌اند و از دسترسی غیرمجاز محافظت می‌شوند.

نکات کلیدی برای پیاده‌سازی موفق RPA

برای پیاده‌سازی موفق RPA، سازمان‌ها باید نکات زیر را در نظر داشته باشند:

• تعیین اهداف واضح: قبل از شروع پیاده‌سازی RPA، سازمان‌ها باید اهداف واضحی را تعیین کنند. این اهداف باید قابل اندازه‌گیری باشند و با استراتژی کلی کسب‌وکار همسو باشند.
• انتخاب فرآیندهای مناسب: سازمان‌ها باید فرآیندهایی را انتخاب کنند که برای اتوماسیون مناسب هستند. این فرآیندها باید تکراری، مبتنی بر قوانین و دارای حجم بالا باشند.
• ایجاد یک تیم اختصاصی RPA: سازمان‌ها باید یک تیم اختصاصی RPA ایجاد کنند که مسئول پیاده‌سازی و مدیریت RPA باشد. این تیم باید شامل کارشناسان فرآیند، توسعه‌دهندگان RPA و مدیران پروژه باشد.
• استفاده از یک رویکرد گام به گام: سازمان‌ها باید از یک رویکرد گام به گام برای پیاده‌سازی RPA استفاده کنند. این رویکرد شامل شناسایی فرآیندها، طراحی ربات‌ها، آزمایش ربات‌ها و استقرار ربات‌ها است.
• ارزیابی و بهبود مستمر: سازمان‌ها باید به طور مداوم فرآیندهای خودکار شده را ارزیابی کنند و آنها را بهبود بخشند. این ارزیابی باید شامل اندازه‌گیری عملکرد ربات‌ها، شناسایی مشکلات و پیاده‌سازی بهبودها باشد.

آینده RPA

آینده RPA بسیار روشن است. با پیشرفت فناوری، RPA قدرتمندتر و کاربردی‌تر خواهد شد. RPA در حال حاضر در حال ادغام با سایر فناوری‌ها مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) است. این ادغام به RPA اجازه می‌دهد تا فرآیندهای پیچیده‌تر را خودکار کند و تصمیمات هوشمندانه‌تری بگیرد.

به عنوان مثال، RPA می‌تواند از هوش مصنوعی برای استخراج اطلاعات از اسناد غیر ساختاریافته مانند ایمیل‌ها و قراردادها استفاده کند. RPA همچنین می‌تواند از یادگیری ماشین برای پیش‌بینی نتایج فرآیندها و بهینه‌سازی عملکرد ربات‌ها استفاده کند.

علاوه بر این، RPA در حال گسترش به صنایع جدید و موارد استفاده جدید است. در آینده، RPA در طیف گسترده‌تری از فرآیندهای کسب‌وکار و در صنایع مختلف استفاده خواهد شد.

چگونه RPA و BPMS در کنار هم تحول دیجیتال را تسریع می‌کنند؟

RPA و BPMS هر دو نقش مهمی در تحول دیجیتال سازمان‌ها ایفا می‌کنند، اما هر کدام رویکرد متفاوتی دارند. BPMS بر مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار تمرکز دارد، در حالی که RPA بر خودکارسازی وظایف تکراری و مبتنی بر قوانین متمرکز است. هنگامی که این دو فناوری با هم ترکیب می‌شوند، می‌توانند تحول دیجیتال را به طور قابل توجهی تسریع کنند.

BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را شناسایی، مدل‌سازی و بهینه‌سازی کنند. RPA سپس می‌تواند برای خودکارسازی وظایف خاص در این فرآیندها استفاده شود. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به سرعت و به طور موثر فرآیندهای خود را خودکار کنند و از مزایای تحول دیجیتال بهره‌مند شوند. با استفاده از BPMS می توان فرآیندها را به طور کامل زیر نظر گرفت.

کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری

یکی از مهم‌ترین مزایای ادغام RPA و BPMS، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری است. با خودکارسازی وظایف تکراری، سازمان‌ها می‌توانند زمان و منابع خود را برای انجام کارهای با ارزش‌تر آزاد کنند. این امر می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود سودآوری شود.

بهبود تجربه مشتری

ادغام RPA و BPMS همچنین می‌تواند منجر به بهبود تجربه مشتری شود. با خودکارسازی فرآیندهای خدمات مشتری، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت و به طور موثر به نیازهای مشتریان پاسخ دهند. این امر می‌تواند منجر به افزایش رضایت مشتری، وفاداری مشتری و بهبود تصویر برند شود.

افزایش چابکی کسب‌وکار

در دنیای کسب‌وکار امروز، چابکی یک مزیت رقابتی مهم است. ادغام RPA و BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چابک‌تر شوند و به سرعت به تغییرات بازار پاسخ دهند. با خودکارسازی فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت فرآیندهای خود را تغییر دهند و به فرصت‌های جدید پاسخ دهند.

بهبود انطباق

انطباق با مقررات و استانداردهای صنعتی برای سازمان‌ها بسیار مهم است. ادغام RPA و BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا انطباق خود را بهبود بخشند و از جریمه‌ها و مجازات‌ها جلوگیری کنند. با خودکارسازی فرآیندهای انطباق، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای آنها همیشه با آخرین مقررات مطابقت دارند.

RPA به عنوان بخشی از یک استراتژی جامع تحول دیجیتال

در حالی که RPA یک ابزار قدرتمند برای خودکارسازی فرآیندها است، مهم است که آن را به عنوان بخشی از یک استراتژی جامع تحول دیجیتال در نظر بگیرید. RPA نباید به عنوان یک راه حل مستقل در نظر گرفته شود، بلکه باید به عنوان بخشی از یک رویکرد جامع برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان در نظر گرفته شود.

ارزیابی نیازهای کسب‌وکار

قبل از پیاده‌سازی RPA، سازمان‌ها باید نیازهای کسب‌وکار خود را به دقت ارزیابی کنند و فرآیندهایی را شناسایی کنند که می‌توانند از اتوماسیون بهره‌مند شوند. این ارزیابی باید شامل بررسی فرآیندهای فعلی، شناسایی نقاط ضعف و تعیین اهداف مشخص برای بهبود باشد.

تعیین اهداف مشخص

پس از ارزیابی نیازهای کسب‌وکار، سازمان‌ها باید اهداف مشخصی را برای پیاده‌سازی RPA تعیین کنند. این اهداف باید قابل اندازه‌گیری باشند و با استراتژی کلی کسب‌وکار همسو باشند. به عنوان مثال، اهداف ممکن است شامل کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، بهبود تجربه مشتری یا افزایش انطباق باشد.

انتخاب ابزار مناسب RPA

انتخاب ابزار مناسب RPA برای موفقیت پروژه بسیار مهم است. سازمان‌ها باید ابزاری را انتخاب کنند که با نیازهای آنها مطابقت داشته باشد و قابلیت‌های لازم را برای خودکارسازی فرآیندهای مورد نظر ارائه دهد. همچنین، سازمان‌ها باید به هزینه، سهولت استفاده و پشتیبانی فروشنده توجه کنند.

ایجاد یک مرکز تعالی RPA

برای اطمینان از موفقیت بلندمدت RPA، سازمان‌ها باید یک مرکز تعالی RPA ایجاد کنند. این مرکز باید مسئولیت توسعه، پیاده‌سازی و مدیریت RPA را بر عهده داشته باشد. همچنین، این مرکز باید استانداردهایی را برای RPA ایجاد کند و آموزش و پشتیبانی را برای کاربران RPA فراهم کند.

اندازه‌گیری نتایج

پس از پیاده‌سازی RPA، سازمان‌ها باید نتایج را به دقت اندازه‌گیری کنند و عملکرد RPA را به طور منظم ارزیابی کنند. این ارزیابی باید شامل بررسی اهداف تعیین شده و تعیین اینکه آیا RPA به دستیابی به این اهداف کمک کرده است یا خیر باشد. همچنین، سازمان‌ها باید به دنبال فرصت‌هایی برای بهبود RPA و گسترش آن به فرآیندهای دیگر باشند.

مثال‌های واقعی از پیاده‌سازی موفق RPA و BPMS

برای درک بهتر چگونگی تاثیر RPA و BPMS بر فرایندها، مثال های زیر را با هم بررسی میکنیم:

بخش بانکداری

• تایید وام: ربات‌های RPA می‌توانند داده‌های مشتری را از سیستم‌های مختلف جمع‌آوری کرده و در یک سیستم متمرکز وارد کنند. BPMS می‌تواند این داده‌ها را برای ارزیابی ریسک و تایید وام استفاده کند.
• مبارزه با پولشویی: ربات‌های RPA می‌توانند تراکنش‌های مالی را برای شناسایی فعالیت‌های مشکوک بررسی کنند. BPMS می‌تواند این تراکنش‌ها را برای بررسی بیشتر به کارشناسان ارجاع دهد.

بخش بیمه

• پردازش خسارت: ربات‌های RPA می‌توانند اطلاعات مربوط به خسارت را از فرم‌های آنلاین و اسناد کاغذی جمع‌آوری کنند. BPMS می‌تواند این اطلاعات را برای تعیین میزان خسارت و پرداخت آن استفاده کند.
• صدور بیمه‌نامه: ربات‌های RPA می‌توانند داده‌های مشتری را از سیستم‌های مختلف جمع‌آوری کرده و در یک سیستم متمرکز وارد کنند. BPMS می‌تواند این داده‌ها را برای ارزیابی ریسک و صدور بیمه‌نامه استفاده کند.

بخش خرده‌فروشی

• مدیریت موجودی: ربات‌های RPA می‌توانند اطلاعات مربوط به موجودی را از سیستم‌های مختلف جمع‌آوری کرده و در یک سیستم متمرکز وارد کنند. BPMS می‌تواند این اطلاعات را برای بهینه‌سازی موجودی و جلوگیری از کمبود یا مازاد کالا استفاده کند.
• پاسخگویی به مشتریان: ربات‌های RPA می‌توانند به سوالات رایج مشتریان پاسخ داده و مشکلات ساده آنها را حل کنند. BPMS می‌تواند سوالات پیچیده‌تر را به کارشناسان ارجاع دهد.

بخش تولید

• سفارش مواد اولیه: ربات‌های RPA می‌توانند به طور خودکار سفارش مواد اولیه را بر اساس پیش‌بینی تقاضا و سطح موجودی ثبت کنند. BPMS می‌تواند فرآیند تایید سفارش و ارسال آن به تامین‌کنندگان را مدیریت کند.
• کنترل کیفیت: ربات‌های RPA می‌توانند داده‌های مربوط به کنترل کیفیت را از دستگاه‌های مختلف جمع‌آوری کرده و در یک سیستم متمرکز وارد کنند. BPMS می‌تواند این داده‌ها را برای شناسایی مشکلات کیفیت و جلوگیری از تولید محصولات معیوب استفاده کند.