حسابرسی داخلی یکی از مهمترین ابزارهای کنترل، نظارت و ارزیابی عملکرد در سازمانهای بزرگ، شرکتهای دولتی، شهرداریها، هلدینگها و مجموعههای چندشرکتی است. با افزایش حجم اطلاعات مالی، قراردادها، مصوبات و فرآیندهای اجرایی، استفاده از روشهای سنتی برای مدیریت حسابرسی دیگر پاسخگوی نیاز سازمانها نیست. به همین دلیل، استفاده از سامانه مدیریت حسابرسی به عنوان یک ابزار هوشمند برای برنامهریزی، ثبت، پیگیری و گزارشگیری فرآیندهای حسابرسی اهمیت ویژهای پیدا کرده است.
سامانه حسابرسی توسعه یافته توسط شرکت راهکار پویا، به عنوان یکی از زیرسامانههای سامانه امور مجامع و قراردادها، بستری یکپارچه برای مدیریت حسابرسی داخلی، ثبت گزارشهای حسابرسی، پیگیری اقدامات اصلاحی، مدیریت مستندات و تهیه گزارشهای مدیریتی فراهم میکند. این سامانه برای سازمانهای تابعه شهرداری اهواز طراحی و پیادهسازی شده و تمامی مراحل فرآیند حسابرسی را به صورت الکترونیکی مدیریت میکند.
استفاده از نرم افزار حسابرسی علاوه بر افزایش سرعت انجام فرآیندهای نظارتی، موجب شفافیت بیشتر اطلاعات، کاهش خطاهای انسانی، تسهیل دسترسی به مستندات و افزایش کیفیت تصمیمگیری مدیران خواهد شد.
سامانه مدیریت حسابرسی چیست؟
سامانه مدیریت حسابرسی یک نرمافزار تخصصی برای برنامهریزی، ثبت، کنترل و مدیریت فرآیندهای حسابرسی داخلی و خارجی است. در این سامانه تمامی اطلاعات مربوط به حسابرسان، گزارشهای حسابرسی، مستندات، اقدامات اصلاحی، اظهار نظرها و سوابق حسابرسی به صورت متمرکز نگهداری میشود.
در پروژه اجرا شده برای سازمانهای تابعه شهرداری اهواز، این سامانه امکان ثبت اطلاعات حسابرسی هر سازمان، مدیریت گزارشهای سالانه، ثبت اظهار نظر حسابرس، پیگیری بندهای گزارش، مدیریت درخواستهای حسابرس و نظارت بر اجرای اقدامات اصلاحی را فراهم کرده است.
چرا حسابرسی داخلی اهمیت دارد؟
هدف از حسابرسی داخلی تنها بررسی اسناد مالی نیست؛ بلکه ارزیابی فرآیندهای اجرایی، کنترلهای داخلی، رعایت قوانین، شناسایی ریسکها و ارائه پیشنهاد برای بهبود عملکرد سازمان نیز بخشی از وظایف این واحد محسوب میشود.
در صورت نبود یک سامانه متمرکز، اطلاعات حسابرسی در فایلهای متعدد نگهداری شده و پیگیری بندهای گزارش، مستندات و اقدامات اصلاحی با دشواری انجام میشود. سامانه حسابرسی این مشکلات را برطرف کرده و امکان مدیریت کامل چرخه حسابرسی را فراهم میکند.
- ثبت اطلاعات حسابرسی هر سازمان
- مدیریت گزارشهای حسابرسی داخلی و خارجی
- ثبت اظهار نظر حسابرس
- مدیریت مستندات حسابرسی
- پیگیری اقدامات اصلاحی
- ثبت درخواستهای حسابرس
- مدیریت سوابق سنوات گذشته
- تهیه گزارشهای مدیریتی
امکانات سامانه حسابرسی
ماژول حسابرسی طراحی شده توسط راهکار پویا امکانات جامعی را برای مدیریت فرآیندهای حسابرسی در اختیار سازمان قرار میدهد.
- ثبت اطلاعات حسابرس و شرکت حسابرسی
- ثبت قراردادهای حسابرسی
- ثبت گزارش اولیه و نهایی حسابرس
- ثبت اظهار نظر مطلوب، مشروط، مردود یا عدم اظهار نظر
- ثبت بندهای گزارش حسابرسی
- ثبت اقدامات اصلاحی برای هر بند
- تعیین مسئول اجرا و مهلت انجام
- بارگذاری فایلهای PDF و Word گزارشها
- ثبت درخواستها و مکاتبات حسابرس
- ارسال اعلان، پیامک و اطلاعرسانی به کاربران
- گزارشگیری مقایسهای بین دورههای مختلف
- ثبت سوابق کامل حسابرسی هر سازمان
پیگیری اقدامات اصلاحی پس از حسابرسی
یکی از مهمترین قابلیتهای سامانه مدیریت حسابرسی، پیگیری اقدامات اصلاحی است. برای هر بند از گزارش حسابرس میتوان اقدامات اصلاحی، مسئول اجرا، زمان انجام، توضیحات و وضعیت پیشرفت را ثبت کرد. این موضوع باعث میشود تمامی ایرادات شناسایی شده تا زمان رفع کامل قابل پیگیری باشند.
همچنین مدیران میتوانند وضعیت اجرای پیشنهادهای حسابرس را در قالب داشبوردهای مدیریتی مشاهده کرده و عملکرد واحدهای مختلف را ارزیابی کنند.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابرسی
افزایش شفافیت
تمامی اطلاعات، گزارشها و مستندات حسابرسی در یک سامانه متمرکز نگهداری میشوند.
تسهیل فرآیند حسابرسی
حسابرسان و مدیران در کوتاهترین زمان به تمامی اطلاعات و مستندات مورد نیاز دسترسی خواهند داشت.
کنترل اقدامات اصلاحی
تمامی بندهای گزارش حسابرسی تا زمان رفع کامل قابل پیگیری بوده و وضعیت اجرای آنها در سامانه ثبت میشود.
گزارشهای مدیریتی
گزارشهای تحلیلی و مقایسهای به مدیران کمک میکند عملکرد سازمان و روند رفع ایرادات را بهتر ارزیابی کنند.
یکپارچگی با سایر سامانههای سازمان
سامانه مدیریت حسابرسی به صورت کامل با سایر زیرسامانههای سامانه امور مجامع یکپارچه است. این نرمافزار با سامانه مدیریت جلسات، مدیریت مصوبات، قراردادها، بودجه، اتوماسیون اداری، منابع انسانی و سایر سامانههای سازمان از طریق API و Web Service تبادل اطلاعات انجام میدهد. این یکپارچگی موجب کاهش ورود اطلاعات تکراری و افزایش دقت فرآیندهای نظارتی خواهد شد.
گزارشگیری و داشبوردهای مدیریتی
سامانه امکان تهیه گزارشهای متنوع از وضعیت حسابرسی سازمانها، نتایج اظهار نظر حسابرسان، وضعیت اجرای اقدامات اصلاحی، گزارشهای سنوات مختلف و مقایسه عملکرد واحدهای مختلف را فراهم میکند. این گزارشها نقش مهمی در تصمیمگیری مدیران و بهبود فرآیندهای سازمانی دارند.
سامانه حسابرسی مناسب چه سازمانهایی است؟
- شهرداریها و سازمانهای تابعه
- وزارتخانهها و سازمانهای دولتی
- هلدینگها و شرکتهای سرمایهگذاری
- بانکها و مؤسسات مالی
- شرکتهای بزرگ خصوصی
- شرکتهای چندمجموعهای
- سازمانهای عمومی و نهادهای حاکمیتی
سوالات متداول
این سامانه برای ثبت، مدیریت، پیگیری و گزارشگیری تمامی فرآیندهای حسابرسی داخلی و خارجی طراحی شده و امکان مدیریت کامل گزارشها، مستندات و اقدامات اصلاحی را فراهم میکند.
بله. سامانه امکان ثبت گزارشهای اولیه و نهایی، اظهار نظر حسابرس، مستندات و بندهای گزارش را به صورت کامل فراهم میکند.
بله. برای هر بند گزارش حسابرسی میتوان مسئول اجرا، مهلت انجام، اقدامات انجام شده و وضعیت پیشرفت را ثبت و تا زمان رفع کامل پیگیری کرد.
بله. سامانه از طریق API و Web Service با اتوماسیون اداری، مدیریت جلسات، مدیریت مصوبات، قراردادها، بودجه، منابع انسانی و سایر سامانههای سازمانی ارتباط برقرار میکند.
