سامانه مدیریت جلسات مجامع و هیئت مدیره | سامانه مدیریت جلسات سازمانی
برگزاری جلسات مجامع عمومی، هیئت مدیره، شوراها و کمیسیونهای تخصصی، یکی از مهمترین فرآیندهای مدیریتی در سازمانهای بزرگ، هلدینگها، شهرداریها، شرکتهای سرمایهگذاری و مجموعههای دولتی است. هر تصمیم مهم سازمانی از یک جلسه آغاز میشود و اگر فرآیند برنامهریزی، برگزاری، ثبت صورتجلسه، پیگیری مصوبات و نگهداری مستندات به صورت دقیق انجام نشود، سازمان با مشکلاتی مانند دوبارهکاری، عدم شفافیت، فراموش شدن مصوبات، طولانی شدن فرآیندهای اجرایی و دشواری در گزارشگیری مواجه خواهد شد.
سامانه مدیریت جلسات یکی از مهمترین زیرسامانههای سامانه امور مجامع و قراردادهای توسعه داده شده توسط شرکت راهکار پویا برای سازمانهای تابعه شهرداری اهواز است که تمامی فرآیندهای مرتبط با مدیریت جلسات، دعوت اعضا، ثبت دستور جلسه، صورتجلسات، مصوبات، پیگیری اقدامات و گزارشهای مدیریتی را به صورت کاملاً مکانیزه مدیریت میکند.
این نرم افزار جلسات با حذف فرآیندهای کاغذی و ایجاد یک بستر متمرکز، امکان مدیریت کامل جلسات مجامع و هیئت مدیره را فراهم کرده و باعث افزایش سرعت تصمیمگیری، شفافیت اطلاعات و دسترسی سریع به سوابق جلسات میشود.
سامانه مدیریت جلسات چیست؟
سامانه مدیریت جلسات یک نرمافزار تخصصی برای برنامهریزی، برگزاری، ثبت و پیگیری جلسات سازمانی است. در این سامانه تمامی اطلاعات مربوط به جلسات از مرحله درخواست برگزاری تا ثبت مصوبات و اجرای تصمیمات در یک پایگاه اطلاعاتی یکپارچه نگهداری میشود.
در پروژه پیادهسازی شده برای سازمانهای تابعه شهرداری اهواز، این ماژول به گونهای طراحی شده است که فرآیند برگزاری جلسات مجامع عمومی، هیئت مدیره، شوراها و سایر کمیتههای سازمانی را به صورت کاملاً مکانیزه مدیریت کند و ارتباط مستقیمی با سایر بخشهای سامانه از جمله مدیریت مصوبات، اسناد، قراردادها و حسابرسی داشته باشد.
چالشهای مدیریت سنتی جلسات
در بسیاری از سازمانها هنوز فرآیند مدیریت جلسات با استفاده از فایلهای Word، Excel، ایمیل یا حتی اسناد کاغذی انجام میشود. این روش علاوه بر افزایش زمان انجام کارها، احتمال بروز خطا و از بین رفتن اطلاعات را نیز افزایش میدهد.
- ثبت دستی دعوتنامهها
- عدم وجود تقویم متمرکز جلسات
- فراموش شدن مصوبات و اقدامات
- دشواری دسترسی به صورتجلسات گذشته
- نبود امکان گزارشگیری مدیریتی
- عدم اطلاعرسانی خودکار به اعضا
- پراکنده بودن مستندات جلسات
- دشواری مدیریت جلسات متعدد سازمان
امکانات سامانه مدیریت جلسات
ماژول مدیریت جلسات توسعه داده شده توسط راهکار پویا، تمامی فرآیندهای اجرایی مرتبط با جلسات را پوشش میدهد و مطابق نیازهای سازمانهای بزرگ طراحی شده است.
- ثبت درخواست برگزاری جلسه
- تعریف گروه و نوع جلسه
- ثبت عنوان، تاریخ، ساعت و محل برگزاری
- مدیریت دستور جلسه
- دعوت از اعضای هیئت مدیره و مدعوین
- ثبت حضور و غیاب اعضا
- ارسال پیامک، ایمیل و اعلانهای سیستمی
- تولید دعوتنامه و ارتباط با اتوماسیون اداری
- ثبت مدارک و مستندات جلسه
- ثبت در تقویم جلسات سازمان
- ثبت صورتجلسه و مصوبات
- پیگیری اجرای مصوبات
مدیریت کامل جلسات مجامع و هیئت مدیره
یکی از مهمترین قابلیتهای این سامانه، مدیریت جلسات مجامع عمومی و هیئت مدیره است. در هر جلسه میتوان دستور جلسات متعدد تعریف کرد، مستندات مربوط به هر دستور را بارگذاری نمود، حاضرین و غائبین را ثبت کرد و پس از پایان جلسه، مصوبات را به همراه کد یکتا، متن کامل، پیوستها، آرای اعضا و مسئول اجرای هر مصوبه ثبت نمود.
همچنین امکان تعیین مهلت اجرای هر مصوبه، معرفی مسئول پیگیری، ثبت وضعیت اجرا و مشاهده سوابق اقدامات انجام شده وجود دارد. این قابلیت باعث میشود هیچ تصمیم مدیریتی بدون پیگیری باقی نماند.
مزایای استفاده از نرم افزار جلسات
کاهش زمان برگزاری جلسات
تمام اطلاعات مورد نیاز پیش از جلسه آماده بوده و فرآیندهای اداری به صورت خودکار انجام میشود.
ثبت متمرکز اطلاعات
تمام صورتجلسات، مصوبات، مستندات و فایلهای مرتبط در یک سامانه واحد ذخیره میشوند.
پیگیری مصوبات
برای هر مصوبه مسئول اجرا، زمان انجام و وضعیت پیشرفت قابل ثبت و کنترل خواهد بود.
گزارشهای مدیریتی
مدیران میتوانند گزارش جلسات، وضعیت اجرای مصوبات، حضور اعضا و عملکرد واحدها را در هر بازه زمانی مشاهده کنند.
یکپارچگی با سایر سامانههای سازمان
این سامانه صرفاً یک نرم افزار جلسات نیست؛ بلکه به عنوان بخشی از سامانه جامع امور مجامع، قابلیت اتصال به اتوماسیون اداری، سامانه پیامکی، مدیریت قراردادها، منابع انسانی، بودجه، سامانه حقوقی و سایر نرمافزارهای سازمان را از طریق API و Web Service دارد. این یکپارچگی باعث میشود اطلاعات بدون ورود مجدد دادهها بین سامانهها تبادل شود.
سامانه مدیریت جلسات مناسب چه سازمانهایی است؟
- شهرداریها
- سازمانهای دولتی
- هلدینگها
- شرکتهای سرمایهگذاری
- بانکها و مؤسسات مالی
- شرکتهای بزرگ خصوصی
- سازمانهای عمومی
- شرکتهای تابعه وزارتخانهها
سوالات متداول
این سامانه تمامی فرآیندهای مربوط به برنامهریزی، دعوت اعضا، برگزاری جلسه، ثبت صورتجلسه، مدیریت مصوبات و گزارشگیری را به صورت یکپارچه مدیریت میکند.
بله. این نرم افزار برای مدیریت کامل جلسات هیئت مدیره، مجامع عمومی، شوراها و کمیسیونهای تخصصی طراحی شده است.
بله. سامانه از ارسال پیامک، ایمیل، اعلانهای سیستمی و تولید دعوتنامه از طریق اتوماسیون اداری پشتیبانی میکند.
بله. برای هر مصوبه میتوان مسئول اجرا، مهلت انجام، وضعیت پیشرفت و سوابق اقدامات را ثبت و کنترل کرد.
