سازمانهای بزرگ برای ارائه خدمات سریع، شفاف و استاندارد، نیازمند مکانیزهسازی فرآیندهای سازمانی و حذف فعالیتهای جزیرهای هستند. در مجموعههایی مانند سازمان بنادر و دریانوردی که دهها فرآیند تخصصی در حوزه سواحل، بنادر و ستاد به صورت همزمان اجرا میشوند، استفاده از سامانه مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS نقش مهمی در افزایش بهرهوری، کاهش زمان انجام خدمات، یکپارچهسازی اطلاعات و بهبود کیفیت تصمیمگیری ایفا میکند.
پروژه «ویژهسازی، نصب، راهاندازی، نگهداری و پشتیبانی سامانه مدیریت فرایند مبتنی بر BPMS» که توسط شرکت راهکار پویا برای سازمان بنادر و دریانوردی اجرا شده است، با هدف استقرار یک بستر یکپارچه برای مدیریت فرآیندهای کسبوکار، استانداردسازی رویهها، هوشمندسازی گردش کار، تبادل الکترونیکی اطلاعات و ارائه خدمات یکپارچه به ذینفعان طراحی و پیادهسازی شده است.
این پروژه علاوه بر مکانیزهسازی فرآیندهای سازمان، امکان ارتباط با سایر سامانههای موجود، مدیریت گردش اسناد، رهگیری فرآیندها، گزارشگیری مدیریتی و توسعه فرآیندهای جدید را نیز فراهم کرده و زیرساختی مناسب برای تحول دیجیتال در سازمان ایجاد نموده است.
BPMS یا سامانه مدیریت فرایند کسب و کار بستری نرمافزاری برای طراحی، اجرا، پایش، بهینهسازی و مدیریت فرآیندهای سازمانی است. در این سامانه تمامی مراحل انجام یک فرآیند، از ثبت درخواست تا تأیید نهایی، به صورت الکترونیکی مدیریت شده و تمامی اقدامات کاربران، گردش اسناد، زمان انجام فعالیتها و وضعیت هر فرآیند به صورت لحظهای قابل مشاهده است.
برخلاف سیستمهای سنتی که تغییر فرآیندها نیازمند توسعه نرمافزار است، یک فرایند ساز حرفهای این امکان را فراهم میکند که فرآیندهای جدید با سرعت بالا طراحی، اصلاح و منتشر شوند و سازمان بتواند متناسب با تغییر قوانین و نیازهای عملیاتی، فرآیندهای خود را توسعه دهد.
هدف اصلی این پروژه، استقرار یک سامانه یکپارچه مدیریت فرآیندهای کسبوکار در سازمان بنادر و دریانوردی بوده است تا فرآیندهای حوزههای سواحل، ستاد و بنادر به صورت استاندارد، مکانیزه و هوشمند مدیریت شوند.
پروژه استقرار سامانه مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان بنادر و دریانوردی در چند فاز اصلی اجرا شده است تا ضمن کاهش ریسک استقرار، امکان آموزش کاربران، انتقال دانش و توسعه تدریجی فرآیندها فراهم شود.
در این مرحله زیرساخت سامانه راهاندازی شده و تنظیمات اولیه شامل نصب نرمافزار، پیکربندی زیرساخت، اتصال به سرویسهای احراز هویت متمرکز (SSO)، سامانه شاهکار، سرویسهای اشخاص حقیقی، سامانه پیامک و سایر سرویسهای مورد نیاز انجام شد. همچنین آموزش اولیه کاربران و مدیران سامانه نیز در این فاز صورت گرفت.
در این فاز، فرآیندهای تخصصی مرتبط با حوزه سواحل طراحی، ویژهسازی و در سامانه پیادهسازی شدند. همچنین تبادل الکترونیکی اطلاعات و اسناد با سامانههای موجود، انتقال اطلاعات، آموزش کاربران و انتقال دانش فنی به تیمهای سازمان انجام شد.
در ادامه پروژه، فرآیندهای ستادی سازمان در بستر BPMS پیادهسازی شد تا فرآیندهای مدیریتی، اداری و پشتیبانی نیز به صورت مکانیزه اجرا شوند. در این مرحله نیز یکپارچهسازی اطلاعات، آموزش کاربران و انتقال دانش انجام گرفت.
در این مرحله، فرآیندهای عملیاتی مرتبط با بنادر در سامانه مدیریت فرایند کسب و کار طراحی و اجرا شد. ارتباط این فرآیندها با سایر بخشهای سازمان برقرار شده و تمامی گردشهای کاری در قالب یک سامانه یکپارچه مدیریت شدند.
پس از استقرار فرآیندها، سامانه وارد دوره بهرهبرداری آزمایشی شد. در این مرحله عملکرد فرآیندها ارزیابی شده، تغییرات مورد نیاز اعمال گردید، سفارشیسازیها تکمیل شد و نواقص کارکردی و غیرکارکردی شناسایی و برطرف شدند تا سامانه با حداکثر کیفیت وارد بهرهبرداری نهایی شود.
پس از راهاندازی کامل سامانه، خدمات پشتیبانی فنی، رفع اشکالات، ارائه نسخههای بهروزرسانی، پاسخگویی به کاربران و پشتیبانی از فرآیندهای عملیاتی در قالب قرارداد پشتیبانی ادامه پیدا کرد تا پایداری و عملکرد مناسب سامانه تضمین شود.
در تمامی مراحل پروژه، آموزش کاربران، مدیران فرآیند، کارشناسان فناوری اطلاعات و انتقال دانش طراحی و توسعه فرآیندها انجام شد تا سازمان بتواند در آینده بسیاری از تغییرات و توسعههای مورد نیاز را با تکیه بر توان داخلی مدیریت کند.
تمامی فرآیندهای سازمان بر اساس رویههای مشخص اجرا شده و از انجام فعالیتهای سلیقهای جلوگیری میشود.
حذف فعالیتهای تکراری، کاهش زمان انجام فرآیندها و اتوماسیون گردش کار باعث افزایش بهرهوری سازمان میشود.
تمامی مراحل اجرای هر فرآیند، کاربران، زمان انجام فعالیتها و وضعیت پروندهها به صورت کامل قابل رهگیری است.
فرآیندهای سازمانی بدون تغییر در هسته نرمافزار و با استفاده از فرایند ساز قابل توسعه و اصلاح هستند.
یکی از مهمترین ویژگیهای این پروژه، امکان تبادل الکترونیکی اطلاعات و اسناد با سایر سامانههای سازمان بنادر و دریانوردی است. سامانه مدیریت فرایند از طریق API و Web Service با سامانههای داخلی، سرویسهای احراز هویت، پیامک و سایر زیرسیستمهای سازمان ارتباط برقرار کرده و فرآیندها را به صورت یکپارچه مدیریت میکند.
BPMS یک نرمافزار برای طراحی، اجرا، کنترل و بهینهسازی فرآیندهای سازمانی است که امکان مکانیزهسازی گردش کار، مدیریت فرمها، رهگیری فرآیندها و گزارشگیری مدیریتی را فراهم میکند.
در یک فرایند ساز، فرآیندهای جدید یا تغییرات فرآیندهای موجود بدون توسعه نرمافزار از ابتدا و با استفاده از ابزارهای گرافیکی طراحی و اجرا میشوند؛ بنابراین سازمان با سرعت بیشتری میتواند خود را با تغییرات قوانین و نیازهای عملیاتی تطبیق دهد.
این سامانه باعث استانداردسازی فرآیندها، افزایش بهرهوری، حذف گردش کاغذی، افزایش شفافیت، رهگیری کامل فرآیندها، یکپارچگی اطلاعات و بهبود کیفیت ارائه خدمات به ذینفعان میشود.
بله. سامانه مدیریت فرایند کسب و کار از طریق API و Web Service قابلیت تبادل اطلاعات با سامانههای سازمانی، سرویسهای احراز هویت، اتوماسیون اداری، سامانههای مالی، منابع انسانی و سایر نرمافزارهای موجود را دارد.
بله. معماری سامانه به گونهای طراحی شده است که پس از استقرار نیز میتوان فرآیندهای جدید را ایجاد یا فرآیندهای موجود را متناسب با نیازهای سازمان توسعه و بهینهسازی کرد.
در تمام مسیر در کنارتان هستیم
بر این اساس جلسات نیاز سنجی دقیق، پیاده سازی حرفه ای و پشتیبانی پاسخگو، نقش کلیدی در روند اجرای پروژه های ما دارند
